Pourquoi, lorsque nous pensons à la gestion des performances, la considérons-nous comme un mal nécessaire plutôt que comme un outil puissant qui peut aider les employés et les organisations à prospérer ?
Statistiquement, 95 % des managers rapport Les employés sont « mécontents » des évaluations annuelles traditionnelles. Les managers consacrent en moyenne 210 heures par an à la gestion des performances, contre 40 heures pour les employés. En outre, 51 % des employés pensent que les évaluations annuelles sont inexactes et 53 % estiment que les évaluations annuelles ne les motivent pas.
De plus, 98 % des entreprises savent que la gestion des performances est importante. Pourtant, seulement 64 % d'entre elles ont une approche efficace et seulement 8% des organisations pensent que les évaluations annuelles ajoutent de la valeur.
En réalité, de nombreux managers et employés ont le sentiment que les évaluations annuelles de performance sont inefficaces, peu efficientes et démotivantes. De nombreux facteurs peuvent contribuer à ces sentiments (heureusement, ils peuvent être corrigés) et, en réalité, la gestion des performances est l’un des processus les plus importants pour atteindre les résultats clés individuels et organisationnels.
La bonne nouvelle est que les lacunes liées aux évaluations annuelles de performance ont été reconnues par beaucoup et que la principale solution était sous nos yeux depuis le début : au lieu de fournir un feedback à vos employés une ou deux fois par an seulement lors des évaluations annuelles ou semestrielles de performance, il faut donner un feedback tout au long de l’année, de manière continue. Grâce à des évaluations continues de la gestion des performances, le manager et les employés développeront une relation de travail saine, confiante et plus authentique.
Table des Matières
Quelle est la différence entre l’évaluation/l’évaluation annuelle ou semestrielle des performances et l’évaluation continue des performances ?
En un mot, les deux types d’évaluations visent le même objectif. Selon Michael Armstrong, auteur du Handbook of Performance Management, «La gestion des performances est le processus continu d’amélioration des performances en fixant des objectifs individuels et d’équipe alignés sur les objectifs stratégiques de l’organisation, en planifiant les performances pour atteindre les objectifs, en examinant et en évaluant les progrès et en développant les connaissances, les compétences et les capacités des personnes.
La principale différence entre les deux est que, tandis que les évaluations de performance annuelles ou semestrielles sont rétrospectives, dans le sens où elles examinent les performances de l'employé sur une période donnée et passée et les objectifs fixés au début ou au milieu de l'année, la gestion continue des performances est un processus à 360°, qui implique des contrôles réguliers entre les employés et les managers et des retours d'information fréquents en temps réel qui aident l'employé (ou le manager) à prendre les mesures nécessaires pour améliorer les performances futures.
Si les évaluations de performance continues offrent des avantages considérables aux employés, aux managers et aux organisations, leur objectif n’est pas de remplacer les évaluations de performance annuelles ou semestrielles. Alors que les évaluations de performance traditionnelles évaluent les progrès réalisés par rapport aux objectifs fixés et servent de référence pour les décisions en matière de rémunération et de promotion, les évaluations de performance continues sont beaucoup plus flexibles et visent à soutenir les entretiens d’évaluation formels et à mieux garantir que les objectifs fixés sont atteints.
L'importance d'avoir un processus de gestion continue des performances dans votre entreprise
1. Offre une meilleure clarté sur les objectifs de l'organisation
Selon recherches récentes, seuls 40 % des employés des entreprises connaissent les objectifs de leur entreprise, ce qui signifie que 60 % des employés investissent du temps et des efforts dans des activités qui ne contribuent pas nécessairement aux objectifs sur lesquels l’entreprise se concentre. Grâce à une gestion continue des performances, l’entreprise peut s’assurer que tous les services, équipes et employés évoluent dans la même direction organisationnelle à tout moment et peuvent pivoter si nécessaire.
2. Aide à obtenir des informations précieuses.
Grâce à des conversations régulières, ouvertes et honnêtes entre les managers et les employés, un feedback continu permet de résoudre les problèmes et d'éliminer les obstacles avant qu'ils ne deviennent des problèmes menaçant le succès d'un employé ou d'une équipe.
3. Améliore l'engagement des employés et réduit le taux de rotation du personnel
Selon ForbesLes employés qui ont le sentiment que leur voix est entendue sont 4.6 fois plus susceptibles de se sentir habilités à donner le meilleur d'eux-mêmes. Les employés engagés sont 44 % plus productifs que les travailleurs qui se sentent simplement satisfaits, et les entreprises avec des effectifs très engagés sont 24 % plus rentable. Étant donné que l'engagement des employés et le roulement du personnel vont de pair, les recherches montrent que les entreprises qui donnent régulièrement du feedback à leurs employés ont Des taux de rotation inférieurs de 14.9 % que les entreprises qui ne le font pas.
4. Conduit au développement de nouvelles stratégies de formation et d’activités de mentorat
Chaque employé a des points à améliorer. Des entretiens réguliers avec les employés aident les managers à identifier en amont les défis auxquels ils sont confrontés et leur permettent d'agir en conséquence en mettant à la disposition de l'employé les outils nécessaires pour l'aider à évoluer davantage dans son travail et sa carrière.
D'autres avantages incluent:
- contribuer à la définition et à l'affinement des objectifs OKR trimestriels
- fournir une image complète de la performance de l'employé tout au long de l'année
- aider les gestionnaires et les employés à mieux se préparer aux évaluations annuelles obligatoires
La meilleure solution : une approche hybride
En combinant les évaluations régulières, annuelles ou semestrielles avec les évaluations continues en temps réel, vous garantissez que le système global de gestion des performances est transparent, cohérent, impartial et prioritaire tout au long de l’année.
Comment mettre en œuvre un excellent système formel d'évaluation des performances dans votre organisation
1. Décrivez les attentes de l'entreprise dès le début
La première documentation que vous devrez créer pour chaque employé est une description de poste détaillée qui ne laisse pas beaucoup de place à une mauvaise interprétation. Bien sûr, à mesure que les employés évoluent et grandissent dans leurs rôles, leurs responsabilités s'élargissent également, mais le fait de continuer à avoir une description de poste claire pour chaque poste au sein de l'entreprise définit les attentes de l'entreprise envers chaque employé et fournit une évaluation précise du travail de l'employé.
Il ne suffit pas de partager simplement la description de poste avec l’employé au début de son rôle : le responsable doit s’assurer que la description de poste est discutée avec l’employé et identifier les domaines dans lesquels l’employé pourrait avoir besoin d’un soutien supplémentaire pour les accomplir.
2. En fonction des objectifs généraux de votre entreprise et de votre service, déterminez les objectifs SMART que votre employé doit atteindre
L'une des étapes les plus importantes des évaluations de performance, si ce n'est LA plus importante, consiste à définir les objectifs SMART que l'employé souhaite atteindre. Ces objectifs doivent être spécifiques, mesurables, atteignables, pertinents et opportuns. Pour déterminer efficacement ces objectifs, vous devrez vous assurer qu'ils contribuent directement à l'objectif du service et de l'entreprise pour l'année et qu'ils répondent aux principales responsabilités professionnelles de l'employé tout en veillant à ce qu'ils contribuent au développement de carrière de l'employé, en les rendant extensibles, motivants et réalisables. L'employé et le responsable doivent être en phase lors de la définition des objectifs, et l'employé doit également avoir la liberté de fixer ses propres objectifs.
3. Remplacez les évaluations semestrielles par des évaluations de performance trimestrielles
Il existe plusieurs raisons pour lesquelles il est important de procéder à des évaluations de performance formelles au moins une fois tous les trois mois :
- Cela garantit que les objectifs ne sont pas oubliés et que des efforts sont faits pour les atteindre.
- Cela aide l’employé et le manager à décomposer la manière dont ils atteindront les objectifs en étapes plus faciles à gérer.
- Au fur et à mesure que les objectifs sont atteints, l’employé et le manager peuvent fixer de nouveaux objectifs.
- Si les objectifs ne sont plus pertinents (ce qui ne devrait pas arriver souvent), vous et l'employé pouvez abandonner ces objectifs et en fixer de nouveaux en temps opportun.
De plus, la réalisation d’évaluations formelles de performance au moins une fois tous les trois mois permet au manager de résoudre les griefs que pourrait avoir un employé, de lui donner la possibilité de gérer plus souvent les attentes en matière de promotion et d’évaluer les besoins de formation, tout en renforçant le lien entre le manager et l’employé.
4. Assurez-vous que vos réunions d’évaluation des performances sont une communication à double sens
Il va sans dire que les évaluations de performance doivent être engageantes, transparentes et collaboratives et que l'employé doit être aussi investi dans la préparation de ces réunions que le manager. Si vous êtes manager et que les évaluations de performance que vous faites ne sont que des moments où vous résumez ce qu'un employé fait bien ou mal, vous passez à côté de leur impact potentiel sur les performances. Bien que le manager et l'employé travaillent vers le même résultat, l'approche et l'implication pour atteindre les objectifs seront différentes.
Lors des évaluations de performance, un employé peut souhaiter savoir comment il se comporte, quels sont les domaines dans lesquels il peut s'améliorer, quelles sont les possibilités d'avancement professionnel qui s'offrent à lui et quels sont les objectifs de l'entreprise sur lesquels il devrait se concentrer. Dans le même temps, le responsable doit savoir comment l'employé perçoit sa performance, quels sont les obstacles qui l'empêchent d'atteindre son plein potentiel, de quel soutien il a besoin et discuter de tout ce qui pourrait devoir être abordé.
Aucun de ces domaines ne peut être abordé par le manager ou l'employé sans le soutien de l'autre. L'évaluation doit donc être interactive et les deux doivent se préparer à parler et à écouter activement.
5. Encouragez votre employé à réfléchir souvent à ses réalisations
Avant l'évaluation des performances, assurez-vous que l'employé a le temps de réfléchir à ses performances et de rédiger une auto-évaluation. Certains employés peuvent avoir du mal à se souvenir de leurs réalisations. Pensez à envoyer à l'employé, avant votre réunion, une série de questions auxquelles il devra répondre pour l'aider à réfléchir. Voici quelques-unes des questions qui pourraient aider l'employé à réfléchir :
- Quelles tâches ou projets avez-vous trouvés les plus satisfaisants depuis votre dernier examen ?
- Qu’est-ce que vous aimez le plus dans le travail que vous faites ?
- Avez-vous rencontré des difficultés au cours des derniers mois ? Si oui, quelles mesures avez-vous prises pour les surmonter ?
- Quels objectifs professionnels ou personnels avez-vous atteints jusqu’à présent ?
- Dans quels domaines pensez-vous avoir le plus grand potentiel de croissance ?
- Sur quels projets ou objectifs aimeriez-vous vous concentrer au cours des trois prochains mois ?
- Quelles sont les compétences ou les connaissances que vos collègues comptent sur vous pour les leur fournir ?
Assurez-vous de disposer d’un modèle d’évaluation des performances facile à suivre qui simplifie le processus.
Si vous recherchez sur Google « modèles d'évaluation des performances », vous obtiendrez plus de 62 millions de résultats. La bonne nouvelle est que de nombreux modèles et systèmes en ligne peuvent être inspirés ou utilisés pour les évaluations de performance de votre entreprise. Cependant, si vous souhaitez vous assurer que le modèle d'évaluation des performances de votre entreprise correspond aux besoins de votre organisation et de vos employés, vous devrez peut-être le personnaliser davantage.
Lors de l'élaboration du modèle d'évaluation des performances, de nombreuses variables peuvent être prises en compte, telles que :
- À quelle fréquence les évaluations de performance auront-elles lieu et quelle sera la période d’évaluation (un mois, trimestriellement, semestriellement, annuellement) ?
- Les objectifs de développement professionnel devraient-ils être inclus dans l’évaluation du rendement ou devraient-ils être distincts ?
- Combien d'objectifs chaque employé doit-il avoir ? Chaque employé doit-il avoir le même nombre d'objectifs ou doit-il plutôt avoir un seuil minimum et maximum d'objectifs ?
- Quel système de notation utiliseriez-vous ?
- Votre organisation devrait-elle introduire des évaluations par les pairs dans le cadre de l'évaluation des performances pour une meilleure transparence ? Si les évaluations par les pairs sont les bienvenues, devraient-elles avoir lieu avant chaque réunion d'évaluation, semestriellement ou annuellement ?
Il y a bien d'autres facteurs à prendre en compte. Cependant, en répondant à ces questions, vous serez en mesure de mieux déterminer à quoi devrait ressembler l'évaluation des performances de votre organisation et quel type de modèle serait le plus adapté.
Il est très important de documenter le comportement des employés et les problèmes de performance.
En tant que manager, il y aura des moments où vous devrez faire face à des problèmes avec les employés et à des problèmes de performance.
La documentation des comportements et des problèmes de performance des employés est essentielle pour plusieurs raisons.
Premièrement, cela vous donne un compte rendu écrit de l'ancienneté de l'employé dans l'entreprise. Deuxièmement, cela vous aide à démontrer sans l'ombre d'un doute les antécédents de l'employé en ce qui concerne son respect des politiques spécifiées dans le manuel de l'employé et la description de poste. Troisièmement, la documentation des problèmes de performance ou de comportement donnera aux équipes RH et de direction un historique détaillé des performances de l'employé et de son amélioration ou de son absence de changement au fil du temps.
La documentation des performances ou des problèmes des employés permet de protéger votre entreprise contre toute action en justice en cas de licenciement, car elle fournirait toutes les preuves nécessaires pour étayer la décision de la direction quant à savoir si l'employé doit être licencié ou sanctionné.
Trois étapes pour mettre en œuvre un système de rétroaction continue efficace dans toute votre organisation
Le feedback continu doit devenir une pratique régulière pour maximiser les chances que vos employés atteignent leurs objectifs et réalisent leur développement professionnel tout en leur permettant de se sentir valorisés, appréciés et motivés.
Selon une étude de Forbes, près de 75 % des employés considèrent que le feedback est important, mais moins d'un tiers le reçoiventbauen 69 % des employés ont déclaré que s'ils se sentaient appréciés, ils travailleraient plus dur. De plus, selon une étude de Gallup, Les entreprises qui donnent un feedback continu connaissent un taux de rotation du personnel inférieur de 14.9 %.
Les bénéfices sont clairement importants, mais comment faire du feedback continu un processus régulier et naturel au sein de votre équipe ?
1. Créez un environnement sûr
Il est important de créer une culture d’entreprise dans laquelle les employés peuvent facilement admettre leurs erreurs et demander de l’aide ou des conseils. Mais avant de vous attendre à ce que les employés soient capables d’admettre facilement leurs erreurs ou de vous demander naturellement des suggestions ou des conseils, vous devez vous assurer que la culture de votre entreprise est un environnement sûr. Pour y parvenir, demandez-vous si vous prenez les mesures nécessaires pour créer un environnement de travail positif. Les membres de votre équipe se montrent-ils reconnaissants les uns envers les autres ? Comprend-ils la façon de travailler de chacun ? Célébrez-vous les victoires de l’équipe ou passez-vous du temps ensemble en dehors du travail ? Vos employés vous font-ils confiance et leur faites-vous confiance ? Pour que vos employés admettent facilement leurs erreurs ou vous parlent des difficultés qu’ils rencontrent, ils doivent se sentir en sécurité pour le faire.
2. Assurez-vous que vos commentaires ne sont pas biaisés
Lorsqu’il s’agit de partager des commentaires constructifs, ils doivent être basés sur des faits et des statistiques, sans aucune hypothèse qui pourrait être biaisée et renforcée par notre propre favoritisme, nos idées préconçues, nos préjugés ou nos stéréotypes.
Pour vous assurer que votre feedback est basé sur des faits, vous devez vous fier au suivi des progrès réels réalisés par l'employé en utilisant le modèle d'évaluation des performances choisi ou en créant votre propre système de suivi de votre feedback continu. Quelle que soit l'approche que vous utiliserez, assurez-vous de tout noter et de ne pas vous fier à votre mémoire, car Les managers qui ont tendance à se fier à leur mémoire pour effectuer des évaluations au lieu de suivre les progrès réels des employés pourraient être considérés comme biaisés..
3. Les managers doivent se considérer comme des coachs.
Tout comme les entraîneurs de football ne peuvent pas aider leurs joueurs à gagner sur le terrain s’ils n’ont pas la victoire en tête, les managers ne soutiennent pas bien leurs employés s’ils ne les guident pas sur les étapes à suivre pour réussir. Le moyen le plus simple d’aider vos employés est de leur donner un feedback fréquent en temps réel. De cette façon, l’employé pourra le mettre en œuvre immédiatement et ne pas attendre votre prochain entretien de gestion des performances.
La gestion des performances reste et continuera d’être l’un des processus les plus importants pour atteindre les résultats individuels et organisationnels clés.
En adoptant un système de rétroaction continue dans votre entreprise, non seulement vous rendez l’ensemble du système d’évaluation des performances plus transparent, naturel et engageant, mais vous créez et encouragez également une culture de travail sûre où les employés sont nourris, valorisés, motivés et préparés à réussir.
