Les entreprises internationales qui se développent aux États-Unis peuvent envisager d’embaucher un mélange de sous-traitants et d’employés à temps plein, en fonction de leurs besoins en matière de recrutement, de leur budget et de leurs plans d’expansion à long terme aux États-Unis.
Quelle que soit votre approche pour constituer une main-d'œuvre aux États-Unis, une mauvaise classification des employés peut entraîner des problèmes importants. Cela comprend des amendes, des démêlés judiciaires et une réputation d'entreprise ternie.
Notre guide fournit une analyse détaillée des erreurs de classification des employés aux États-Unis, notamment une définition, une liste des causes courantes propres à la réglementation américaine, un résumé des sanctions typiques prévues par la loi américaine et les étapes standard pour corriger les erreurs de classification. De plus, découvrez comment réduire le risque d'erreur de classification des employés à mesure que vous constituez votre équipe américaine.
Qu’est-ce que la classification erronée entre employé et entrepreneur indépendant ?
La classification erronée des salariés et des entrepreneurs indépendants résulte de la complexité des réglementations en matière d'emploi et de fiscalité. Lorsqu'une entreprise se développe à l'international, ces complexités peuvent être encore amplifiées, ce qui peut conduire à une classification erronée par inadvertance. Cela se produit lorsqu'un travailleur est classé par erreur dans la catégorie des salariés alors qu'il devrait être considéré comme un entrepreneur indépendant, ou vice versa.
Dans le but de réduire les coûts de recrutement, de simplifier les processus de paie et de maintenir une main-d'œuvre flexible, certaines entreprises classent intentionnellement leurs employés comme des sous-traitants. Cependant, ces tentatives pour obtenir un avantage sont rarement couronnées de succès à long terme, car elles sont susceptibles d'entraîner des conséquences juridiques.
Une mauvaise classification peut également se produire de manière involontaire. Les entreprises peuvent enfreindre sans le savoir les lois sur la classification des travailleurs, même si elles ont initialement correctement classé la relation de travail. À mesure que la nature de l'accord de travail ou les lois locales sur l'emploi évoluent, la classification initiale peut ne plus être valide. Cela souligne l'importance de se tenir au courant des réglementations américaines pour éviter toute erreur de classification involontaire.
Quelle que soit l'intention – délibérée ou accidentelle – toute entreprise américaine qui classe mal ses employés s'expose à des répercussions juridiques et financières, notamment des amendes, des arriérés de salaire, des arriérés d'impôts et d'autres pénalités. Il est essentiel de classer correctement votre personnel pour garantir que vos employés bénéficient des droits et des avantages auxquels ils ont droit en vertu de la loi américaine.
Employé ou entrepreneur : comprendre les différences aux États-Unis
La classification des travailleurs en tant qu'employés ou sous-traitants peut être complexe et les facteurs déterminants varient considérablement d'un pays à l'autre. Aux États-Unis, cependant, il existe un cadre général permettant de faire la distinction entre les deux.
- Collaborateurs travaillent généralement sous la supervision et le contrôle directs de leur employeur, en suivant les instructions sur la manière et le moment d'effectuer les tâches. Ils reçoivent un salaire régulier (horaire, hebdomadaire ou bimensuel) et peuvent être admissibles à un ensemble d'avantages sociaux qui peuvent inclure une assurance maladie, des congés payés et des cotisations de retraite. Les employés sont généralement classés comme Travailleurs W-2 à des fins fiscales, leur employeur retenant les impôts sur le revenu et les cotisations sociales.
- Entrepreneurs indépendants, en revanche, fonctionnent comme leur propre entreprise. Ils sont responsables de la recherche et de la fidélisation de leurs propres clients, de la fixation de leurs tarifs et de la gestion de leurs horaires de travail. Contrairement aux salariés, les entrepreneurs indépendants ne sont pas éligibles aux avantages sociaux des entreprises avec lesquelles ils concluent un contrat. Ils sont responsables du paiement des impôts sur le travail indépendant, qui couvrent la sécurité sociale et l'assurance-maladie, et de la gestion de leur propre assurance maladie et de leur épargne-retraite. Les entrepreneurs indépendants ont souvent plus de contrôle sur la manière dont ils effectuent leur travail et ils peuvent travailler pour plusieurs clients simultanément. Cette flexibilité peut être un avantage majeur pour les entrepreneurs qui apprécient l'autonomie et le travail basé sur des projets. Cependant, cela signifie également qu'ils sont responsables de trouver régulièrement de nouveaux travaux et de couvrir leurs propres dépenses professionnelles.
Comme dans de nombreux pays, la classification des travailleurs aux États-Unis dépend du niveau de contrôle que l’employeur exerce sur divers aspects de l’accord de travail. L'Internal Revenue Service (IRS) a établi un test à trois volets pour la classification des employés afin de fournir une image plus claire. Dans les sections suivantes, nous approfondirons ces catégories : le contrôle comportemental, le contrôle financier et la relation entre l'entreprise et le travailleur.
1. Contrôle comportemental
Le premier facteur pris en compte dans la classification des travailleurs aux États-Unis est le contrôle comportemental. Il examine dans quelle mesure une entreprise dicte la manière dont un travailleur exécute ses tâches, au-delà de la simple description du résultat souhaité.
Par exemple, si l'entreprise précise comment, quand et où l'individu peut travailler, cela va au-delà de la simple définition de la tâche. De même, dicter les outils utilisés ou même le lieu d'achat des fournitures permet d'établir une classification des employés.
De plus, toute formation dispensée par l’employeur concernant des procédures et méthodes de travail spécifiques implique une volonté de voir le travail exécuté d’une manière particulière. Ce niveau de contrôle indique généralement une relation employeur-employé.
En outre, la supervision est un autre facteur comportemental clé. Une supervision étroite du travailleur par l'employeur indique un contrôle comportemental. Des contrôles réguliers, des évaluations des progrès et une supervision directe sont plus couramment associés à une relation employeur-employé. Les entrepreneurs indépendants ont généralement plus de liberté et peuvent ne pas nécessiter de supervision étroite.
2. Contrôle financier
Le deuxième pilier de la classification des travailleurs aux États-Unis est le contrôle financier. Ici, l'accent est mis sur l'investissement d'un travailleur dans ses activités et son exposition aux risques liés à l'entreprise. Cela permet de déterminer la nature de l'accord de travail.
Par exemple, si un travailleur investit financièrement dans son entreprise tout en travaillant pour un client, cela renforce l’argument en faveur d’une relation d’entrepreneur indépendant. Cet investissement démontre la nature distincte de son travail. Parmi les exemples de tels investissements, citons l’achat d’outils ou d’équipements spécifiques au travail pour lequel il est embauché, la publicité de ses services auprès de clients potentiels ou l’embauche et le paiement d’une assistance pour son travail.
En outre, le mode de paiement est un autre facteur à prendre en compte. Les entrepreneurs sont généralement payés par projet ou en freelance, et ils peuvent facturer leurs services, ce qui souligne encore davantage leur indépendance financière. Alors que les employés reçoivent généralement des chèques de paie réguliers et cohérents, certains entrepreneurs peuvent également recevoir des paiements réguliers en fonction de l'accord.
Il est important de noter que le remboursement des dépenses ne disqualifie pas automatiquement une personne en tant qu’entrepreneur indépendant. Les entrepreneurs peuvent se faire rembourser leurs dépenses par leurs clients. Bien que les pratiques de remboursement puissent varier en fonction de l'accord spécifique, il est courant que les clients remboursent les entrepreneurs pour les dépenses professionnelles raisonnables engagées pendant le projet. Cependant, le remboursement doit être effectué conformément aux lois et réglementations fiscales applicables.
3. Relation entre l'entreprise et le travailleur
Le dernier élément de la classification des travailleurs aux États-Unis repose sur la nature globale de la relation entre l'entreprise et le travailleur. La présence d'avantages offerts par l'entreprise joue un rôle important. Si les travailleurs bénéficient d'avantages tels que des congés payés, des régimes de retraite ou une assurance maladie, ils sont très probablement classés dans la catégorie des employés. Cependant, l'absence d'avantages ne se traduit pas automatiquement par un statut d'entrepreneur. D'autres facteurs détermineront en fin de compte la classification du travailleur.
Plusieurs facteurs supplémentaires peuvent influencer la classification sous cet élément. Voici quelques considérations clés :
- Exclusivité et contrôle : Les employés sont généralement sous la direction et le contrôle de l'employeur. L'employeur dicte les horaires, les méthodes et les procédures de travail. Les entrepreneurs, en revanche, ont plus d'autonomie et de discrétion dans la manière dont ils accomplissent leur travail, car ils sont embauchés pour leurs compétences ou leur expertise spécialisées.
- Intégration dans l'entreprise : Les employés sont davantage intégrés aux opérations quotidiennes de l'entreprise. Ils travaillent souvent sur place et sont soumis aux politiques, procédures et supervisions de l'entreprise. Les sous-traitants peuvent travailler à distance ou de manière autonome et ont plus d'indépendance dans la façon dont ils gèrent leur travail.
- Fin et durée des travaux : Les employés entretiennent généralement des relations continues et à long terme avec l'employeur, et la résiliation est régie par les lois et réglementations du travail. Les entrepreneurs sont généralement engagés pour des projets spécifiques ou une période déterminée, et la relation peut prendre fin à l'achèvement des travaux ou par accord mutuel.
Comme mentionné précédemment, si les facteurs évoqués précédemment (contrôle comportemental et financier) laissent place à l’interprétation, les tribunaux peuvent analyser le contrat d’entrepreneur indépendant pour obtenir plus d’informations. Cet accord peut clarifier la nature prévue de la relation de travail. Cela souligne l’importance d’établir des accords de travail clairs et détaillés pour garantir le respect des réglementations américaines.
Modifications en cours de la réglementation sur la classification des travailleurs
Le paysage réglementaire en matière de classification des travailleurs est en constante évolution. Ne pas se tenir au courant de ces changements peut entraîner des problèmes juridiques pour les employeurs qui continuent de fonctionner selon des hypothèses obsolètes. Les équipes des ressources humaines doivent donner la priorité à la révision régulière des réglementations locales pour garantir leur conformité.
Par exemple, le 11 mars 2024, le Département du Travail des États-Unis (DOL) a mis en œuvre des mises à jour importantes de ses règlements de classification des employés en vertu de la Loi sur les normes de travail équitables (FLSA)Ces révisions rendent plus difficile pour les entreprises de classer les travailleurs comme entrepreneurs indépendants, ce qui pourrait avoir un impact sur la manière dont les entreprises engagent les talents à travers les États-Unis.
Le nouveau critère de « test à six facteurs » mis en place par le DOL donne la priorité aux facteurs qui suggèrent qu'un travailleur est un employé, comme le contrôle comportemental et financier. Ce changement peut entraîner des responsabilités inattendues pour les entreprises qui classent mal les travailleurs.
Comprendre et respecter ces réglementations complexes peut être une tâche ardue. Assurer une conformité continue nécessite une compréhension approfondie des nuances de la loi et de la manière dont elle s’applique à votre personnel spécifique. Un partenariat avec un fournisseur expérimenté dans la classification des travailleurs, tel que Foothold America, peut vous aider à naviguer dans ces complexités et à minimiser le risque de classifications erronées coûteuses.
Pièges courants conduisant à une classification erronée
La mauvaise classification des employés résulte de divers facteurs, allant d’un simple manque de connaissance des lois du travail à des défis spécifiques à l’industrie.
Le National Employment Law Project estime qu'entre 10 et 30 % des employeurs aux États-Unis classent à tort leurs employés comme des sous-traitants. Cela signifie que des millions de travailleurs américains sont potentiellement classés à tort dans cette catégorie.
Source: NELP.org
Manque de connaissance des lois sur l'emploi
Les entreprises classent souvent leurs employés de manière erronée en raison d'un manque de connaissance des lois complexes du travail aux États-Unis. Pour s'y retrouver dans les subtilités des réglementations de classification et les facteurs clés qui différencient les employés des sous-traitants, il faut une équipe RH dotée d'une solide expertise juridique.
Mauvaise interprétation des responsabilités professionnelles
Les descriptions de poste vagues sont propices à une mauvaise classification. Une compréhension floue des tâches spécifiques d'une équipe et des responsabilités professionnelles qui se chevauchent peuvent entraîner une confusion quant au statut d'emploi approprié des membres individuels de l'équipe.
Dépendance excessive aux pratiques passées
Les réglementations en matière de classification ne sont pas statiques. Les entreprises qui ne parviennent pas à suivre l’évolution des réglementations et à adapter leur approche en conséquence risquent de ne plus être en conformité. De même, appliquer la même classification à des postes similaires sans tenir compte des changements dans la dynamique de la main-d’œuvre, même pour des postes portant des titres identiques, peut s’avérer problématique. Les tâches et la dynamique du travail peuvent avoir un impact significatif sur la classification.
Manque d'audits et d'examens réguliers
Des audits et des examens réguliers constituent la meilleure défense d'une entreprise contre les erreurs de classification. Sans évaluations régulières de la dynamique de la main-d'œuvre, notamment du statut d'emploi et des tâches, les entreprises deviennent vulnérables aux violations à mesure que les conditions de travail évoluent et que les lois locales changent.
Pression pour réduire les coûts de main-d'œuvre
Comme nous l'avons vu précédemment, le recours à des sous-traitants présente des avantages pour les entreprises par rapport à l'embauche de salariés. Les effectifs sous-traités sont souvent plus évolutifs et moins coûteux, car les entreprises n'ont pas à fournir d'avantages sociaux, à payer des heures supplémentaires ou à retenir des impôts sur le revenu. Cela peut inciter certaines entreprises à classer délibérément leurs employés comme des sous-traitants. Cependant, cette stratégie comporte des risques importants, notamment de lourdes amendes, des injonctions, des frais juridiques substantiels et des atteintes à la réputation.
Règlements complexes
La compréhension des réglementations en matière d’emploi nécessite une expertise juridique. Les entreprises qui se débrouillent seules se sentent souvent dépassées par des lois du travail complexes et évolutives, en particulier lorsqu’elles doivent s’y retrouver dans les réglementations locales et nationales d’autres États et pays. Les meilleurs moyens d’atténuer la non-conformité sont de former correctement votre équipe RH ou de collaborer avec un expert RH tiers, tel qu’un employeur officiel (EOR), qui peut gérer la conformité en votre nom et réduire les risques.
Manque de formation en RH
La capacité de votre équipe RH à s'adapter avec précision aux réglementations en vigueur en matière d'emploi dans plusieurs juridictions aux niveaux local, régional et national dépend en fin de compte de son expérience, de son expertise et de sa formation continue. Si votre personnel et vos responsables RH ne connaissent pas bien les lois sur la classification, cela augmente considérablement vos risques de non-conformité. Proposer à votre équipe RH des programmes de formation et d'éducation continus sur les réglementations et les meilleures pratiques en matière de classification est indispensable si vous choisissez de gérer vous-même l'emploi aux États-Unis.
Ne pas comprendre les conséquences
Les entreprises négligent souvent la classification erronée des employés parce qu'elles ne sont pas conscientes de ses conséquences juridiques et financières. Ne pas comprendre l'importance du risque de classification erronée peut conduire à des oublis, à la non-conformité et à des litiges.
Défis spécifiques à l’industrie
La classification des travailleurs est une tâche complexe, et chaque secteur présente son propre lot de défis pour les équipes RH. Pour garantir la conformité, il faut rester informé de l'évolution des réglementations, mais il existe un niveau de complexité supplémentaire : les nuances propres à chaque secteur. Les pratiques courantes au sein d'un secteur peuvent ne pas être conformes aux lois fédérales ou nationales, ce qui crée un champ de mines caché pour les employeurs. Ces erreurs de classification peuvent passer inaperçues pendant un certain temps, mais lorsqu'elles sont révélées, elles peuvent donner lieu à des poursuites judiciaires et à des pénalités coûteuses.
Par exemple, dans le secteur de la construction, de nombreuses entreprises classent les travailleurs comme des entrepreneurs indépendants s’ils fournissent leurs propres outils et moyens de transport. Cependant, ces travailleurs peuvent toujours être considérés comme des employés au sens de la loi si l’entreprise exerce un contrôle important sur leur horaire de travail, leurs tâches et leur formation. Cette mauvaise classification peut priver les travailleurs d’avantages et de protections essentiels.
Quelles sont les conséquences d’une mauvaise classification des employés aux États-Unis ?
Aux États-Unis, la mauvaise classification des employés peut entraîner de graves conséquences, telles que des sanctions juridiques, des amendes, des arriérés de salaire, des heures supplémentaires impayées et des obligations fiscales. Les employeurs peuvent également faire face à des poursuites judiciaires de la part de travailleurs mal classés qui cherchent à obtenir des avantages sociaux et des protections auxquels ils avaient droit mais qui leur ont été refusés. Vous trouverez ci-dessous une liste des sanctions les plus courantes pour la mauvaise classification des employés en tant qu'entrepreneurs :
- Arriérés de salaires et avantages sociaux : Les employeurs doivent généralement rembourser les arriérés de salaires et d'avantages sociaux aux travailleurs mal classés. Cela comprend les violations du salaire minimum, les heures supplémentaires, les droits à congés et d'autres formes de rémunération impayées.
- Pénalités fiscales et retenues à la source : Cela comprend les impôts sur le revenu et les cotisations aux programmes d’assurance publique, tels que la retraite, le chômage et l’indemnisation des accidents du travail.
- Frais juridiques: Les entreprises sont souvent confrontées à des frais juridiques et à des frais de justice élevés en raison des litiges découlant de la mauvaise classification des travailleurs.
- Amendes: Les autorités imposent souvent des amendes comme punition supplémentaire en plus des arriérés de salaire, d’impôts et de prestations sociales.
- Dommages-intérêts liquidés : Dans certains cas, les employeurs doivent payer des dommages-intérêts forfaitaires, c’est-à-dire des paiements supplémentaires destinés à indemniser les travailleurs pour le préjudice immatériel que la mauvaise classification leur a causé, comme une indemnisation pour les pauses de travail manquées.
- Injonctions et mesures correctives : Les autorités peuvent émettre des injonctions obligeant les employeurs à corriger leurs pratiques de classification afin de prévenir de futures violations.
- Atteinte à la réputation : La mauvaise classification des employés nuit à la réputation d’une entreprise, affectant négativement ses relations avec les clients, les partenaires et le public.
Source: NELP.org
Comment éviter les risques de mauvaise classification des employés et des entrepreneurs indépendants ?
Malgré les défis liés à la classification des entrepreneurs indépendants, plusieurs mesures peuvent réduire considérablement l'exposition au risque de votre entreprise. Voici quelques bonnes pratiques essentielles :
- Examiner les réglementations locales en matière d’emploi : Les définitions et les réglementations en matière de classification des entrepreneurs varient considérablement d'une région à l'autre, tant au niveau local qu'au niveau national. Familiarisez-vous régulièrement avec les réglementations en vigueur dans chaque État où vous engagez des talents.
- Rédiger des accords de travail clairs : Établissez des contrats de travail qui définissent clairement les conditions de service et la nature de la relation de travail. Ces contrats doivent utiliser la terminologie juridique pertinente pour détailler les responsabilités des talents et le degré d'influence que vous avez sur leur travail.
- Utiliser les ressources d'auto-vérification : Les organismes de réglementation de nombreux pays proposent des ressources en ligne pour aider les employeurs à classer correctement les travailleurs. Par exemple, l'Internal Revenue Service (IRS) des États-Unis propose un liste de facteurs pour aider les entreprises à classer leur main-d'œuvre américaine.
- Envisagez de convertir les sous-traitants en employés à temps plein : La conversion des sous-traitants en employés à temps plein élimine le risque d’erreur de classification. De plus, cette approche vous permet de protéger votre propriété intellectuelle, de développer une main-d’œuvre plus soudée et engagée et d’offrir des avantages sociaux compétitifs aux employés pour attirer les meilleurs talents.
Taxes et formulaires à connaître pour les entrepreneurs indépendants
Dans la plupart des pays, les entrepreneurs sont tenus de déclarer leurs revenus, de déclarer leurs impôts et de soumettre les formulaires pertinents à leur autorité fiscale locale. Cependant, il existe encore plusieurs formulaires essentiels que les employeurs, en particulier ceux qui embauchent aux États-Unis, doivent connaître pour leurs besoins de déclaration de fin d'année.
Ci-dessous, nous décrivons les formulaires fiscaux essentiels pertinents pour les entrepreneurs américains et les entreprises qui engagent des entrepreneurs américains :
- Formulaire W-9: Ce formulaire demande le numéro d'identification fiscale (NIF) d'un entrepreneur. Les entrepreneurs remplissent et renvoient ce formulaire lors de l'intégration pour permettre aux clients de l'inclure dans leur déclaration d'informations de fin d'année à l'IRS.
- Formulaire 1099-NEC: Le formulaire 1099-NEC est un formulaire fiscal obligatoire qui indique la rémunération totale versée à un entrepreneur au cours de l'année précédente. Les entreprises doivent envoyer des copies du formulaire 1099-NEC à l'IRS et à leurs entrepreneurs à la fin de l'année fiscale.
- Formulaire 1096: Cette page récapitulative accompagne tous les formulaires soumis à l'IRS pour déclarer les rémunérations des non-salariés, y compris les formulaires 1097, 1098, 1099, 3921, 3922, 5498 et W-2G. Il est important de noter que le formulaire 1096 n'est pas obligatoire lors du dépôt électronique.
- Formulaire W8-BEN: Ce formulaire classe le statut de citoyen non américain d'un entrepreneur international et détermine son obligation fiscale aux États-Unis. Les implications fiscales spécifiques dépendent des conventions fiscales existantes entre les États-Unis et le pays d'origine de l'entrepreneur. Les employeurs américains doivent demander le formulaire W-8BEN aux entrepreneurs internationaux lors de leur intégration.
- Formulaire SS-8: Ce formulaire facultatif permet aux entreprises et aux travailleurs de demander à l'IRS de confirmer la classification du travailleur en tant qu'employé ou sous-traitant. Il peut s'agir d'un outil utile pour atténuer le risque de mauvaise classification des employés.
Cas récents de classification erronée d'employés
Il est essentiel de comprendre les répercussions juridiques et financières de la mauvaise classification des travailleurs pour garantir la conformité. Des exemples concrets peuvent fournir des perspectives précieuses sur les risques potentiels. En voici quelques-uns poursuites judiciaires pour mauvaise classification d'employés de haut niveau contre des entreprises bien connues au cours des deux dernières années :
- Nike (2023) : A poursuite allègue que Nike L'entreprise a mal classé des milliers de travailleurs dans le monde entier, notamment des employés d'entrepôt et des employés de magasins de détail. L'entreprise risque des amendes et des recours collectifs pouvant atteindre 530 millions de dollars de dommages et intérêts.
- Solutions virtuelles Arise (2023) : Dans une affaire historique, la Le ministère américain du Travail a intenté une action en justice contre Arise Virtual Solutions, une société basée en Floride. Arise fournit des représentants du service client à de grandes marques comme Disney et Walgreens. Le procès allègue qu'Arise a classé à tort plus de 22,000 XNUMX travailleurs du service client comme des sous-traitants, les privant ainsi de salaire minimum et de protections en matière d'heures supplémentaires.
- Fleur de foule (2022) : Cette société d'étiquetage de données fait face à un procès intenté par les modérateurs de contenu qui ont affirmé avoir été classés à tort comme des entrepreneurs indépendants. Les modérateurs ont fait valoir qu'ils auraient dû être classés comme des employés en raison du contrôle exercé par l'entreprise sur leurs tâches et leur emploi du temps.
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Lire la suite: Service d'employeur officiel
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Lire la suite: Assistance transfrontalière PEO+™
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Les coûts typiques comprennent la conformité juridique et réglementaire (5,000 50,000 à 21 1.25 $ et plus par an), les impôts (1.4 % d'impôt fédéral sur les sociétés plus les taxes d'État), les coûts de l'emploi (50 à 200 fois le salaire de base), l'infrastructure de travail à distance (7 à 12 $ par employé et par mois), le marketing (2 à 70 % du chiffre d'affaires pour le B300B) et les frais bancaires (XNUMX à XNUMX $ par mois pour les PME).
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