Lois « Bannir la case » : restrictions liées aux antécédents criminels dans les processus d'embauche aux États-Unis

Les entreprises internationales qui s'implantent aux États-Unis sont confrontées à un ensemble de réglementations du travail de plus en plus complexe, mais rares sont celles qui sont aussi mal comprises – ou potentiellement aussi coûteuses – que les lois interdisant de poser des questions sur les antécédents judiciaires. Ces réglementations, dites « d'égalité des chances », encadrent désormais les modalités et les conditions dans lesquelles les employeurs peuvent s'enquérir des antécédents judiciaires des candidats, influençant ainsi les stratégies de recrutement dans 37 États et plus de 150 villes et comtés à travers le pays.

Pour les employeurs étrangers, le respect des règles d'interdiction des boîtes postales représente à la fois une obligation légale importante et un avantage concurrentiel inattendu. Les entreprises qui maîtrisent ces exigences accèdent à des viviers de talents plus vastes et se positionnent comme des employeurs progressistes. Celles qui les ignorent s'exposent à des sanctions plus lourdes, à des poursuites judiciaires et à des opportunités manquées dans un marché du travail américain en pleine évolution.

Plus des quatre cinquièmes de la population américaine – soit plus de 267 millions de personnes – vivent dans une juridiction appliquant une forme ou une autre de politique d'interdiction de la question relative aux antécédents judiciaires ou de politique d'égalité des chances, ce qui rend la conformité inévitable pour la plupart des entreprises internationales souhaitant accéder au marché américain.

Comprendre l'interdiction des boîtes postales : ce que les employeurs internationaux doivent savoir

Les politiques de « bannissement de la case » sont nées de la conviction que les employeurs devraient privilégier les qualifications des candidats, sans être stigmatisés par un casier judiciaire. L'expression provient de la case à cocher présente sur les formulaires de candidature, qui demandait aux candidats leurs antécédents judiciaires.

Ces lois – également connues sous le nom de politiques d’embauche « à chances égales » – modifient fondamentalement les délais d’embauche traditionnels en :

• Interdire les questions sur les antécédents criminels dans les premières demandes d'emploi
• Reporter les vérifications des antécédents à une étape ultérieure du processus d'embauche
• Exiger des évaluations individualisées lorsque des antécédents criminels sont découverts
• Obligation de procédures spécifiques de notification et de réponse aux décisions d'emploi défavorables

L'emploi est un facteur clé pour réduire le risque de récidive. Les lois « Ban the Box » offrent aux personnes condamnées pénalement des opportunités d'emploi plus équitables, créant ainsi un vivier de talents plus large pour les employeurs désireux d'adopter des pratiques d'embauche équitables.

Exigences fédérales : Loi sur l'égalité des chances pour les candidats à l'emploi

Le gouvernement fédéral a établi ce cadre par le biais de la loi Fair Chance to Compete for Jobs Act de 2019 , entrée en vigueur le 20 décembre 2021. Cette loi interdit aux agences fédérales et aux entreprises sous contrat avec le gouvernement fédéral d'exiger d'un candidat à un emploi fédéral qu'il divulgue des informations sur ses antécédents judiciaires avant que l'agence ne lui fasse une offre d'emploi conditionnelle.

Obligations des entrepreneurs fédéraux

À compter du 20 décembre 2021, les entrepreneurs fédéraux doivent se conformer à la loi fédérale sur l'égalité des chances (FCA), qui interdit aux entrepreneurs de se renseigner sur les antécédents criminels d'un candidat à un emploi dans certains cas au cours des premières étapes du processus de candidature.

La loi s'applique aux postes « liés » aux travaux relevant des contrats fédéraux, bien que cette définition demeure largement interprétée. La manière de déterminer si le poste vise à effectuer des travaux « liés » aux travaux relevant du contrat fédéral n'est pas claire. La FCA ne définit pas cette exigence. Par conséquent, cette exigence a donné lieu à une interprétation large des postes concernés.

Principales exemptions :

• Postes nécessitant l'accès à des informations classifiées
• Fonctions sensibles en matière de sécurité nationale
• Rôles des forces de l'ordre fédérales
• Postes de technicien militaire à double statut

Application de la loi fédérale

Le respect de la FCA devrait être une priorité pour les entrepreneurs fédéraux actuels et potentiels. Une première violation de la FCA peut entraîner un avertissement écrit et l'obligation de remédier à la situation, mais des violations ultérieures peuvent avoir des conséquences plus importantes. Par exemple, en vertu de la FCA, l'entrepreneur peut être considéré comme inéligible à de futurs contrats fédéraux et le gouvernement peut suspendre le paiement des travaux effectués dans le cadre d'un contrat existant jusqu'à ce qu'il démontre sa conformité.

Mise en œuvre au niveau de l'État pour les employeurs privés

Quinze États ont rendu obligatoire la suppression des questions relatives aux antécédents judiciaires des formulaires de candidature pour les employeurs privés : la Californie, le Colorado, le Connecticut, Hawaï, l’Illinois, le Maine, le Maryland, le Massachusetts, le Minnesota, le New Jersey, le Nouveau-Mexique, l’Oregon, le Rhode Island, le Vermont et l’État de Washington.

Californie : la juridiction la plus complexe

La loi californienne sur l'égalité des chances (Fair Chance Act) est l'une des plus complètes en matière d'interdiction de poser des questions sur les antécédents judiciaires à l'embauche au niveau des États. Cette loi s'applique aux employeurs comptant cinq employés ou plus et figure parmi les plus exhaustives du pays. Il est interdit aux employeurs de s'enquérir des antécédents judiciaires d'un candidat avant de lui avoir fait une offre d'emploi conditionnelle.

Extension du comté de Los Angeles (2024) : Les employeurs du comté de Los Angeles comptant cinq employés ou plus dans les zones non constituées en municipalités du comté de Los Angeles doivent désormais tenir compte des exigences supplémentaires prévues par la nouvelle ordonnance du comté sur l’égalité des chances pour les employeurs, entrée en vigueur le 3 septembre 2024.

L'ordonnance du comté exige un langage spécifique dans les offres d'emploi : une déclaration selon laquelle « les candidats qualifiés ayant un casier judiciaire ou une condamnation seront considérés pour un emploi conformément à l'ordonnance sur l'égalité des chances pour les employeurs du comté de Los Angeles et à la loi sur l'égalité des chances en Californie ».

Exigences de conformité multi-états

Normes d'évaluation individualisées

Lorsque des antécédents judiciaires sont découverts après des offres conditionnelles, la plupart des juridictions exigent des évaluations individualisées complètes prenant en compte :

1. Nature et gravité de l'infraction:Relation directe avec les responsabilités du poste
2. Temps écoulé:Un temps suffisant pour la réadaptation et le changement de comportement
3. Lien avec l'emploi:Lien essentiel avec les fonctions du poste et les besoins de l'entreprise

La Californie exige que les employeurs effectuent une évaluation individualisée et envoient un avis préalable d'action défavorable s'ils prévoient d'annuler l'offre en raison d'antécédents criminels.

Procédures de notification et de réponse

Les exigences de préavis varient considérablement selon les juridictions. Le comté de Los Angeles exige que les candidats disposent d'au moins dix jours ouvrables pour (i) répondre au préavis s'ils notifient à l'employeur qu'ils contestent l'exactitude de la vérification des antécédents et prennent des mesures pour obtenir des preuves, ou (ii) présenter oralement des preuves de réadaptation ou de circonstances atténuantes lors d'un entretien entre le candidat et l'employeur.

Orientations de l'EEOC et cadre fédéral anti-discrimination

Les directives d'application de la Commission pour l'égalité des chances en matière d'emploi (EEOC) fournissent un contexte essentiel aux employeurs internationaux. L'EEOC veille à l'application du Titre VII, qui interdit toute discrimination à l'embauche fondée sur la race, la couleur, la religion, le sexe ou l'origine nationale. Le casier judiciaire n'est pas considéré comme un motif de discrimination interdit par le Titre VII.

Préoccupations liées à des impacts disparates

Par exemple, les employeurs ne devraient pas utiliser une politique ou une pratique qui exclut les personnes ayant certains casiers judiciaires si cette politique ou pratique désavantage considérablement les personnes d’une race, d’une origine nationale ou d’une autre caractéristique protégée particulière, et ne permet pas de prédire avec précision qui sera un employé responsable, fiable ou sûr.

Meilleures pratiques de l'EEOC pour les employeurs internationaux :

• Traiter de manière cohérente les candidats ayant des antécédents criminels similaires
• Si vous demandez aux candidats des informations sur leurs antécédents criminels, pensez à attendre plus tard dans le processus d'embauche pour le faire.
• Déterminer comment les antécédents criminels du candidat sont liés aux risques et aux responsabilités du poste

Application et sanctions : la réalité financière des entreprises internationales

Structure des sanctions en Californie

Le comté de Los Angeles autorise le Département de la consommation et des affaires du comté à enquêter et à infliger des amendes de 5 10 $, 20 XNUMX $ et XNUMX XNUMX $ pour chaque violation progressive de ces exigences. De plus, les poursuites civiles privées sont expressément autorisées.

Exemples d'application de la loi en entreprise

En 2016, Big Lots et Marshalls ont écopé d'importantes amendes totalisant 195 000 $ pour avoir enfreint l'ordonnance de Buffalo interdisant la question des antécédents judiciaires sur les formulaires de candidature dans leurs magasins de Buffalo. Big Lots a accepté de payer une amende de 100 000 $, tandis que Marshalls a payé une amende de 95 000 $.

L'enquête du procureur général de l'État de New York, Eric T. Schneiderman, a révélé que les deux enseignes avaient distribué des formulaires de candidature comportant des questions sur les antécédents judiciaires des candidats à leurs magasins de Buffalo. Outre les sanctions financières, les deux entreprises ont accepté de supprimer ces questions des formulaires de candidature pour tous leurs magasins de l'État de New York : Big Lots dans 64 magasins et Marshalls dans 75.

Les deux détaillants ont également convenu d'intensifier leurs efforts pour recruter des candidats ayant des antécédents criminels en collaborant avec un organisme spécialisé dans la formation des travailleurs ayant déjà été incarcérés. Les entreprises ont également été tenues de mettre en œuvre de nouvelles politiques, formations et exigences en matière de signalement au Bureau du procureur général.

Cette mesure d'application de la loi démontre les exigences de conformité en cascade qui peuvent résulter des violations de la loi interdisant la question des antécédents judiciaires – ce qui a commencé comme une violation d'une ordonnance locale de Buffalo a entraîné des changements de politique à l'échelle de l'État dans 139 points de vente combinés et une surveillance réglementaire continue.

Considérations sectorielles spécifiques pour les entreprises internationales

Entrepreneurs fédéraux

Les entreprises internationales qui obtiennent des contrats fédéraux sont soumises à une double obligation de conformité, à la fois en vertu de la loi fédérale Fair Chance Act et des lois étatiques/locales applicables interdisant la question des antécédents judiciaires.

En vertu de la FCA, les employeurs et les entrepreneurs fédéraux ne peuvent pas poser de questions sur les arrestations, les mises en examen, les accusations criminelles formelles, les condamnations ou les casiers judiciaires scellés ou expurgés, ni sur un formulaire de candidature ni lors d'un entretien. Toutefois, des exemptions importantes existent pour les postes nécessitant l'accès à des informations classifiées, les missions de sécurité nationale ou les missions liées à l'application de la loi.

Industrie des services financiers

Le secteur des services financiers a connu des changements importants avec la loi sur l'embauche équitable dans le secteur bancaire (FHBA), promulguée le 23 décembre 2022. La FHBA a considérablement révisé l'article 19 de la loi fédérale sur l'assurance-dépôts afin de réduire les obstacles à l'embauche dans le secteur des services financiers.

Auparavant, l'article 19 interdisait aux personnes reconnues coupables d'infractions pénales impliquant malhonnêteté, abus de confiance ou blanchiment d'argent de travailler dans des institutions assurées par la FDIC sans autorisation écrite préalable. La FHBA a créé plusieurs exemptions importantes :

• Infractions plus anciennes:Certaines infractions commises il y a plus de sept ans
• Infractions juvéniles:Infractions commises par des personnes de 21 ans ou moins
• Infractions mineures:Infractions de minimis avec périodes d'attente minimales
• Possession de drogue:Possession simple de substances contrôlées

Étant donné que les sanctions en cas de non-conformité sont substantielles (y compris des amendes de 1,000,000 19 XNUMX $ par jour), les institutions assurées par la FDIC devraient revoir leurs politiques et pratiques pour garantir la prise en compte de l'article XNUMX lors de l'évaluation des condamnations des candidats et de leurs antécédents d'entrée dans le programme.

Secteurs de la santé et de la garde d'enfants

Les employeurs du secteur de la santé sont confrontés à un dilemme unique : concilier les lois « Ban the Box » exigeant des pratiques d'embauche équitables et les normes de sécurité protégeant les patients et le personnel. Dans le secteur de la santé, cela représente un défi, car les postes peuvent nécessiter des vérifications d'antécédents rigoureuses en raison de la nature sensible du travail.

De nombreuses juridictions prévoient des exemptions lorsque d'autres lois exigent une vérification des antécédents judiciaires. La réglementation « Ban the Box » prévoit également des exemptions dans des circonstances spécifiques. Dans de nombreux États, cette réglementation ne s'applique pas si une autre loi exige ou autorise la vérification des antécédents judiciaires des candidats. Par exemple, de nombreuses lois d'État obligent les employeurs à se renseigner sur les condamnations pénales lors du recrutement dans les secteurs de la santé, de la petite enfance et de la finance.

Exigences clés de conformité en matière de soins de santé :

• Évaluations individualisées:Les employeurs doivent évaluer des facteurs tels que la nature de l'infraction, sa pertinence par rapport à l'emploi et si le candidat a démontré sa réadaptation.
• Exigences en matière de mesures défavorables: Procédures spécifiques pour les avis préalables aux mesures défavorables et les délais d'attente
• Variations spécifiques à l'État:Par exemple, le comté de Prince George exige une période d'attente de sept jours avant qu'une mesure défavorable finale ne soit prise.

Meilleures pratiques en matière de conformité internationale

Développement de politiques:

Créer une politique interne détaillant la gestion des antécédents judiciaires lors du processus de recrutement. Cette politique doit identifier les infractions spécifiques pouvant indiquer qu'un candidat est inapte à remplir les exigences du poste et exiger des responsables du recrutement qu'ils procèdent à des évaluations individualisées pour chaque candidat.

Mise en œuvre cohérente

Si vous adoptez volontairement une politique « Bannir la boîte », vous devez l'appliquer systématiquement. Si vous vous renseignez sur les antécédents judiciaires des candidats ultérieurement au processus de recrutement, vous devez les interroger tous. Ne demander qu'à des candidats spécifiques pourrait constituer une discrimination.

Conditions de documentation

Tenir des registres détaillés de :

• Facteurs d'évaluation et décisions individualisés
• Avis sur les délais et les réponses des candidats
• Justifications de nécessité commerciale pour des actions défavorables
• Formation dispensée au personnel embauché

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