Les entreprises étrangères souhaitant étendre leur présence mondiale considèrent les États-Unis comme une destination attrayante en raison de son vaste potentiel de marché, de son accès à des talents spécialisés et de son statut d'acteur économique majeur. Cependant, embaucher du personnel aux États-Unis tout en opérant depuis un autre pays présente des défis. Non seulement la législation du travail américaine diffère de celle des autres pays, mais chaque État possède également ses propres lois et réglementations fiscales. Pour se conformer à la réglementation, les entreprises internationales doivent prendre en compte les exigences fédérales et étatiques en matière d'emploi.
Ce guide fournit aux entreprises étrangères un aperçu du processus d'embauche d'employés aux États-Unis tout en soulignant les lois fédérales et étatiques importantes sur l'emploi à connaître.
Votre entreprise étrangère peut-elle embaucher aux États-Unis ? Absolument !
Les entreprises étrangères disposent de deux options principales pour embaucher des employés aux États -Unis tout en respectant la législation locale. La première consiste à créer une entité juridique et à embaucher directement les employés ; la seconde, à s’associer à un employeur de référence (EOR). Le choix entre ces deux méthodes dépend de divers facteurs , tels que le nombre d’employés à embaucher, les contraintes de temps, les contraintes budgétaires et les projets d’expansion à long terme aux États -Unis.
Option 1 : Recruter sous votre propre entité américaine
La création d'une entité américaine vous donne un contrôle total sur vos opérations aux États-Unis. Vous recruterez directement et gérerez la paie tout en respectant les lois du travail locales. Cette option est idéale pour les entreprises qui prévoient une équipe américaine importante et visent une présence à long terme.
Toutefois, la création d’une entité juridique nécessite une connaissance approfondie des réglementations locales en matière d’emploi et de fiscalité. Il s’agit d’un processus long et coûteux. Ne recourez à cette option que si vous disposez des ressources humaines et financières nécessaires et d’un partenaire de confiance en matière d’emploi.
Foothold America propose deux solutions conçues pour simplifier l'embauche de personnel aux États-Unis : PEO+ Cross-Border Support™ et People Partnership Service (PPS). Ces services répondent à différents besoins, vous permettant ainsi de choisir celui qui correspond le mieux aux objectifs et aux ressources de votre entreprise.
Service PEO+ Transfrontalier™ : Pour les entreprises recherchant une solution simplifiée, le service PEO+ de Foothold America agit comme co-employeur, prenant en charge de nombreuses tâches administratives liées à l'emploi de personnel aux États-Unis. Ce partenariat nous permet de gérer un large éventail de responsabilités, notamment la paie complète des employés, les retenues à la source et le paiement des charges sociales patronales, la déclaration des impôts sur les salaires américains, le calcul des avantages sociaux avant impôt, une gamme complète d'avantages sociaux, l'assurance accidents du travail, des conseils en ressources humaines et bien plus encore.
En savoir plus : Assistance transfrontalière PEO+™
Solution alternative PEO PPS : Si vous préférez gérer directement vos employés américains, notre offre PPS vous propose un accompagnement RH complet pour simplifier vos opérations. Nous prenons en charge des tâches telles que le traitement de la paie, la gestion des avantages sociaux et la conformité RH locale, vous permettant ainsi de vous concentrer sur votre cœur de métier.
Lire la suite : Alternative aux PEO – PPS
Option 2 : La voie rapide – Partenariat avec un employeur officiel américain (EOR)
Une solution courante pour le recrutement consiste à faire appel à un employeur de référence (EOR) aux États-Unis afin d'éviter les complexités liées à la création d'une entité juridique. L'EOR agit comme une organisation tierce qui devient l'employeur légal de vos employés américains , prenant en charge toutes les formalités administratives pendant que vous vous concentrez sur vos activités quotidiennes.
En collaborant avec un EOR, vous pouvez compter sur son expertise pour gérer le recrutement, l'intégration, la paie, l'administration des avantages sociaux et la conformité aux réglementations fédérales et étatiques en matière d'emploi. Le partenariat avec un EOR offre une solution clé en main rentable pour embaucher des employés aux États-Unis sans les défis liés à la création d'une entité juridique.
Pour en savoir plus : Qu’est-ce qu’un employeur officiel (EOR) ?
Pensez-vous à court terme ? Les entrepreneurs américains…
Vous avez besoin de talents spécialisés pour un projet spécifique ? L'embauche de sous-traitants indépendants aux États-Unis pourrait être la solution. Les sous-traitants offrent une certaine flexibilité : vous bénéficiez de l'expertise américaine sans avoir à vous plonger dans des lois du travail complexes.
Mais attendez ! Un petit mot sur la classification : aux États-Unis, la distinction entre travailleurs indépendants et salariés est très nette. Une mauvaise classification peut entraîner des amendes, le paiement des salaires impayés et des poursuites judiciaires.
Le hic, c'est que la législation fiscale américaine stipule que les entrepreneurs doivent contrôler leurs méthodes de travail et leurs horaires. Alors, comment s'y retrouver sur cette corde raide ? Lisez la suite ci-dessous !
Classification erronée : employés et sous-traitants aux États-Unis
Embaucher des sous-traitants aux États-Unis peut offrir une certaine flexibilité, mais classer à tort un employé comme sous-traitant comporte de gros risques. Les arriérés d’impôts, les pénalités et les poursuites judiciaires peuvent transformer votre mesure de « réduction des coûts » en un véritable casse-tête.
Alors, comment savoir si vous dépassez les bornes ? Le fisc américain (IRS) fournit une liste de contrôle, mais il s'agit davantage d'une ligne directrice que d'une garantie . Pour vraiment s'y retrouver dans les méandres de la classification des travailleurs, une compréhension plus approfondie est nécessaire.
Voici la ventilation:
Les trois piliers :
- Contrôle: Le travailleur établit-il son propre horaire, utilise-t-il ses propres outils et a-t-il un contrôle indépendant sur son travail ?
- Aspects financiers Qui paie les frais et les avantages sociaux ? Le travailleur a-t-il un investissement important dans son entreprise ?
- Relation: S'agit-il d'un projet à long terme ou spécifique à un projet ? Dans quelle mesure le travailleur est-il intégré à votre équipe et à vos opérations ?
N'oubliez pas : il n'y a pas de réponse simple. Chaque facteur compte et l'administration fiscale examine l' ensemble des circonstances . Pour garantir leur conformité, les entreprises peuvent solliciter l'aide d'un partenaire spécialisé, tel qu'un employeur officiel.
Combien coûte l’embauche d’un employé aux États-Unis ?
L'embauche d'un salarié aux États-Unis engendre des coûts supplémentaires qui s'ajoutent à son salaire de base. Les employeurs cotisent respectivement à hauteur de 6.2 % et 1.45 % du salaire de l'employé à la Sécurité sociale et à l'assurance-maladie. De plus, une taxe de 6 % est prélevée sur les premiers 7 000 $ de son salaire annuel au titre de l'assurance-chômage fédérale (FUTA).
Il est important de noter qu'il s'agit de montants minimums. Certains États peuvent exiger des cotisations salariales obligatoires supplémentaires, assorties de taux variables de taxe d'assurance chômage (SUTA) . Par conséquent, le coût total pour l'employeur peut varier selon le lieu de travail de l'employé.
Vous hésitez sur les coûts liés à l'embauche d'employés aux États-Unis ? Oubliez les calculateurs génériques et obtenez une projection budgétaire personnalisée auprès de nos conseillers en expansion aux États-Unis.
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Vous cherchez des informations supplémentaires spécifiques aux États-Unis ? Consultez ces ressources :
- Département du Travail (DOL): https://www.dol.gov/
- Service du revenu interne (IRS) : https://www.irs.gov/
- Association nationale des agences de main-d’œuvre des États (NASWA) : https://www.naswa.org/
Ce qu'il faut savoir avant d'embaucher des employés aux États-Unis
Pour embaucher des talents en toute conformité aux États-Unis, les employeurs doivent se familiariser avec les lois américaines sur l’emploi relatives aux charges sociales, aux avantages sociaux légaux des employés et à la classification des travailleurs.
Contrairement à d'autres pays, les États-Unis appliquent un système fédéral-étatique en matière de droit du travail. Cela signifie qu'il vous faudra concilier la réglementation nationale et les spécificités de chaque État où vous envisagez d'embaucher.
Comprendre les lois fédérales et étatiques sur l'emploi
Contrairement à de nombreux autres pays, les États-Unis disposent d’un système juridique du travail complexe. Il combine des lois fédérales avec des réglementations étatiques individuelles, ce qui rend difficile la gestion d’une main-d’œuvre dispersée.
Droit du travail aux États-Unis
Vous souhaitez développer votre activité aux États-Unis ? C'est fantastique ! Mais avant de commencer à attirer des talents, il est essentiel de comprendre les spécificités juridiques du droit du travail américain. Voici un bref aperçu des aspects clés :
Emploi et licenciement à volonté : Vous souvenez-vous de l’esprit d’initiative ? Aux États-Unis, l’emploi est majoritairement à volonté, ce qui signifie que l’employeur et l’employé peuvent mettre fin à la relation à tout moment (à condition que cela ne soit pas fondé sur une discrimination ou des représailles illégales), avec quelques exceptions dans certains États.
- Salaire minimum: Le salaire minimum fédéral est de 7.25 $ de l'heure (pour les travailleurs couverts non exonérés), mais assurez-vous de vérifier les lois des États - certains, comme New York, affichent un salaire minimum plus élevé de 15 $ de l'heure.
- Heures d'ouverture: Bien qu'il n'y ait pas de limite fédérale aux heures de travail, la semaine de travail standard est de 40 heures (généralement 8 heures par jour, 5 jours par semaine).
- Heures supplémentaires: Les employés horaires gagnent une rémunération pour les heures supplémentaires (1.5 fois leur tarif habituel) pour avoir travaillé plus de 40 heures par semaine. Les employés salariés peuvent être exemptés, mais les lois des États peuvent différer, donc appliquez toujours la norme la plus élevée.
- Rupture: Il n'existe pas d'obligation fédérale, mais de nombreux employeurs offrent une indemnité de départ en cas de mauvaise volonté. Certains États l'exigent dans des situations particulières, comme la fermeture d'une usine ou des licenciements massifs.
N'oubliez pas : ceci n'est qu'un aperçu du marché de l'emploi américain . Pour une analyse plus approfondie et une prise en compte des spécificités de chaque État, consultez Foothold America . Notre expertise vous permettra de mieux comprendre la complexité du droit du travail américain et de garantir la conformité de vos pratiques d'embauche.
Taxe sur les salaires aux États-Unis
Aux États-Unis, l'embauche ne se limite pas aux salaires. Une fois qu'un employé commence à percevoir son salaire, l'employeur est tenu de retenir les impôts à la source, tels que les impôts sur le revenu et les impôts FICA, et de contribuer aux fonds publics tels que la sécurité sociale, Medicare, l'assurance chômage et l'indemnisation des accidents du travail. Voici une répartition simplifiée :
- Sécurité sociale: Assure un revenu de retraite aux travailleurs. Les employeurs et les employés contribuent à hauteur de 6.2 % des salaires jusqu'au maximum imposable, qui est de 2024 168 $ en XNUMX. Certains États taxent ces avantages.
- Assurance-maladie : Medicare est une assurance maladie fédérale destinée aux adultes de 65 ans ou plus et aux jeunes bénéficiaires de prestations d'invalidité. Les employeurs et les employés contribuent chacun à hauteur de 1.45 %.
- Chômage fédéral et étatique : La loi fédérale sur l'impôt sur le chômage (FUTA) et la loi sur l'impôt sur le chômage des États (SUTA) prévoient une indemnisation des travailleurs qui ont perdu leur emploi. Les employeurs versent généralement 6 % sur les 7,000 XNUMX premiers dollars de salaire, plus les taux spécifiques à chaque État.
- L'indemnisation des travailleurs: Fournit des soins médicaux et des indemnités aux employés blessés ou malades au travail. Les employeurs paient des primes dont les taux varient selon l'État et le secteur.
- Impôt sur le revenu: Les employés doivent payer des impôts d’État et fédéraux sur leurs revenus gagnés.
- Taxe fédérale sur le revenu:Les salariés paient des impôts fédéraux sur le revenu de leur travail. Ces impôts suivent un système progressif, avec sept tranches d'imposition allant de 10 % à 37 %. Cela signifie que les personnes ayant des revenus élevés paient un pourcentage plus élevé de leurs revenus en impôts que les personnes ayant des revenus plus faibles.
- Impôt sur le revenu de l'État : En plus des impôts fédéraux, les salariés paient également des impôts sur le revenu au niveau de l'État. Ces impôts varient considérablement d'un État à l'autre, certains États imposant un taux d'imposition forfaitaire et d'autres utilisant plusieurs tranches d'imposition similaires au système fédéral. Il existe actuellement sept États qui prélèvent un impôt sur le revenu des particuliers : l'Alaska, la Floride, le Nevada, le Dakota du Sud, le Tennessee, le Texas et le Wyoming.
Avantages sociaux aux États-Unis
Contrairement aux cotisations sociales, les États-Unis ne disposent pas de norme nationale en matière d'avantages sociaux. On y trouve plutôt un ensemble disparate d'exigences propres à chaque État et d'avantages proposés par les employeurs. Cette situation peut prêter à confusion, notamment par rapport aux pays où les avantages sociaux sont standardisés. Pour rester compétitifs et attirer et fidéliser les meilleurs talents, les employeurs pourraient avoir intérêt à proposer un ensemble d'avantages sociaux complet, allant au-delà des obligations légales.
En savoir plus : Guide des avantages sociaux obligatoires pour les employés aux États-Unis
Droits aux congés :
- Pas de mandat fédéral : Contrairement à de nombreux pays, les États-Unis ne garantissent pas de congés payés.
- Loi sur le congé familial et médical (FLMA) : Les entreprises de plus de 50 salariés doivent offrir des congés non payés avec protection de l'emploi pour des raisons justifiées, mais ils ne sont pas rémunérés.
- Variations d'état : Méfiez-vous! Etats 18 ils imposent des congés de maladie payés, et d’autres ont des exigences différentes.
- Congés payés: De nombreuses entreprises proposent des congés payés (vacances, congés familiaux) en fonction de leurs propres politiques, ce qui ajoute encore à la complexité.
Sécurité sociale:
- Mandaté par le gouvernement fédéral : Les employeurs et les employés contribuent tous deux à ce programme de revenu de retraite.
- Quelques taxes d’État : Bien que rare, Etats 9 avoir des taxes supplémentaires sur les prestations de sécurité sociale.
Soins de santé :
- Loi fédérale sur les soins abordables (ACA) : Les entreprises de plus de 50 salariés doivent fournir une couverture minimale essentielle, mais la complexité est grande.
- Variations d'état : Certains États ont mis en place des lois supplémentaires pour améliorer l’assurance maladie des employés. Par exemple, le Massachusetts impose des niveaux de couverture médicale spécifiques pour les employés.
Des opérations dans plusieurs États ? Préparez-vous ! Naviguer entre différents régimes d'assurance maladie et prestataires dans différents États nécessite des efforts supplémentaires.
Les États-Unis rencontrent des difficultés en matière de recrutement ? Foothold America peut vous aider.
S'implanter aux États-Unis est passionnant, mais recruter peut se transformer en un véritable labyrinthe réglementaire. Vous croulez sous la paperasse, vous êtes stressé par la conformité et vous craignez les embûches juridiques ? Vous n'êtes pas seul.
La lutte pour l’embauche aux États-Unis est une réalité :
- Une réglementation complexe : Les lois fédérales et étatiques sont complexes et entraînent des erreurs coûteuses.
- Installation longue et fastidieuse : La mise en place de la paie, des impôts des employés et des avantages sociaux prend un temps précieux au détriment de la croissance.
- Risques de conformité : Le non-respect peut entraîner de lourdes amendes et pénalités.
Un recrutement sans souci et conforme commence ici :
Il existe trois manières principales dont nous pouvons vous aider à naviguer dans les complexités de l'emploi aux États-Unis : Employer of Record (EOR) , PEO+ Cross-Border Support™ et People Partnership Service (PPS).
1. Employeur officiel (EOR) : Notre solution EOR est idéale pour les entreprises souhaitant recruter rapidement et efficacement des employés américains sans avoir à créer d’entité juridique. Nous prenons en charge l’intégralité du processus, de l’intégration à la paie, en passant par la gestion fiscale et la conformité, vous permettant ainsi de vous concentrer sur le recrutement des meilleurs talents et le développement de votre activité.
2. PEO+ Cross-Border Support™ : Pour les entreprises recherchant une solution plus simplifiée avec des avantages de co-emploi, notre service PEO+ agit comme co-employeur, prenant en charge de nombreuses charges administratives tout en vous permettant de maintenir une relation étroite avec votre personnel américain.
3. Service de partenariat avec le personnel (PPS) : Si vous préférez être l'employeur direct de votre main-d'œuvre américaine mais avez besoin d'aide pour les tâches RH, notre offre PPS fournit un soutien RH complet pour simplifier vos opérations.
Quels que soient vos besoins spécifiques, nous avons une solution pour vous aider à constituer votre équipe américaine en toute sérénité. Collaborez avec nous et travaillez en toute tranquillité d'esprit : nous prenons en charge l'intégration, la gestion et la conformité de votre équipe aux États-Unis.
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