Votre filiale américaine est immatriculée dans le Delaware . Votre premier employé a été embauché à New York, le deuxième au Texas, et le mois dernier, votre directeur des ventes a déménagé en Floride et vous a demandé si cela posait problème.
Vous lui avez dit que ce n'était pas un problème. Après tout, la société est enregistrée aux États-Unis.
Ce n'est pas acceptable, et la raison n'a rien à voir avec le Delaware. Cela tient à une caractéristique du système américain qui n'a pas d'équivalent dans la conception du marché unique que la plupart des entreprises européennes appliquent : les États-Unis ne constituent pas une seule juridiction en matière d'emploi. Il en existe cinquante et une.
Chez Foothold America, c'est ce type de problème de conformité qu'on nous demande le plus souvent de résoudre, généralement dix-huit mois après la première embauche hors de l'État, et généralement lorsqu'une personne du service financier remarque un avis de pénalité qu'elle ne peut expliquer.
L'embauche d'un seul employé dans un État implique-t-elle l'obligation de s'y enregistrer ?
Presque toujours oui, mais pour deux raisons différentes que les entreprises confondent régulièrement, et une seule d'entre elles relève du jugement professionnel.
Obligation numéro un : inscription aux cotisations sociales. Cette obligation est obligatoire et incontestable. Dès qu’un employé travaille dans un État, vous devez vous inscrire auprès des autorités fiscales et du travail de cet État : ouvrir un compte de retenue à la source , un compte d’assurance chômage et, dans un nombre croissant d’États, un compte de congé familial payé. L’impôt sur le revenu de l’État est prélevé en fonction du lieu où l’employé travaille , et non du lieu où se situe votre siège social.
Deuxième obligation : qualification étrangère. Il s’agit de l’inscription auprès du secrétaire d’État de l’État concerné pour obtenir le droit d’ y exercer une activité commerciale . Cette inscription est déterminée au cas par cas, et non selon une règle absolue.
Le piège, c'est que les entreprises étudient la deuxième obligation, découvrent qu'elle est en réalité discutable, concluent qu'aucune obligation n'est requise et passent complètement à côté de la première, qui n'a jamais été discutable.
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Qu’est-ce qu’une qualification étrangère et qu’est-ce qui la déclenche ?
L'immatriculation d'une société étrangère est le processus d'enregistrement d'une entité constituée dans un État pour exercer une activité commerciale dans un autre. « Étranger » signifie ici hors de l'État, et non hors du pays. Une société du Delaware est une société étrangère en Californie, tout comme une société allemande.
La plupart des lois étatiques définissent ce qui n'est pas pris en compte plutôt que ce qui l'est ; l'analyse se fait donc par élimination. Wolters Kluwer identifie cinq signes indiquant que vous effectuez des transactions commerciales dans un État :
- Un lieu physique, comme un bureau, un entrepôt ou un magasin
- Les employés travaillant dans l'État
- Conclure régulièrement des contrats contraignants là
- Rencontrer régulièrement des clients ou des consommateurs dans l'État pour exercer une activité commerciale
- Un flux de revenus stable et important à partir de l'activité intra-étatique
Les activités qui, en général, ne donnent pas droit à une qualification comprennent la possession d'un bien immobilier à titre individuel, le recours à des entrepreneurs indépendants, la conduite d'affaires exclusivement par téléphone et par courriel, et les transactions ponctuelles isolées.
Pour un employé travaillant à distance, le critère déterminant est de savoir si vos activités sont « localisées » dans l'État ou simplement accessoires à une activité interétatique. Les questions essentielles sont les suivantes : quel est le rôle central de cette personne dans l'entreprise ? Quelle part du chiffre d'affaires provient de son travail ? Rencontre-t-elle des clients dans l'État ?
En pratique, un vendeur travaillant à domicile et rencontrant des clients dans cet État est un indicateur fiable. Un ingénieur administratif qui ne quitte jamais son bureau l'est moins. Aucune de ces hypothèses n'est sûre sans vérification de l'état précis.
Quelles sont les démarches à effectuer lors de l'embauche dans un nouvel État ?
Quelle que soit la solution apportée à la question des qualifications, l'embauche dans un nouvel État entraîne l'obtention d'une liste fixe d'inscriptions. Celles-ci ne sont pas facultatives :
- compte de retenue d'impôt sur le revenu de l'État, dans l'État où les travaux sont effectués. Quelques États n'ont pas d'impôt sur le revenu, et certains ont des accords de réciprocité avec leurs voisins, mais il est préférable de vérifier plutôt que de supposer.
- Compte d'assurance chômage de l'État (SUTA)Voir la règle d'approvisionnement ci-dessous.
- Couverture d'indemnisation des accidents du travail, obligatoire dans presque tous les États, et votre police d'assurance actuelle ne s'étendra pas automatiquement à un nouvel État.
- congés familiaux et médicaux payés par l'État, là où un programme existe, notamment au Colorado, au Minnesota, au Delaware, dans le Maine, dans l’État de Washington et au Maryland à compter du 1er janvier 2027.
- Assurance invalidité de l'État, en Californie, à Hawaï, au New Jersey, à New York et à Rhode Island.
- comptes fiscaux locaux, car certaines villes et certains comtés prélèvent leurs propres impôts sur le revenu ou sur les salaires.
La règle de source d'assurance chômage
Les cotisations chômage sont versées à un seul État par salarié , et non à plusieurs. Le test de localisation du ministère du Travail est appliqué séquentiellement, en s'arrêtant à la première réponse positive.
- Le service de l'employé est-il limité à un seul État ?
- Sinon, fournissent-ils un service quelconque dans l'État où se trouve leur base d'opérations ?
- Sinon, exercent-ils une fonction au sein de l'État en dirigeant et en contrôlant leur travail ?
- Sinon, rendent-ils service d'une manière ou d'une autre dans l'État où ils résident ?
La retenue d'impôt sur le revenu obéit à des règles totalement différentes. Il est courant et normal que l'assurance chômage d'un employé soit versée à un État tandis que l'impôt sur le revenu est retenu pour un autre.
Que se passe-t-il si vous ne vous inscrivez pas ?
Il existe trois catégories de conséquences, et la deuxième est celle qui tend à faire changer d'avis.
Sanctions pécuniaires. Celles-ci sont fixées État par État, et le tableau récapitulatif des amendes légales de Wolters Kluwer en présente les montants :
| État | Sanction pour avoir effectué des transactions commerciales sans autorisation |
|---|---|
| Alaska | Jusqu'à 10,000 $ |
| La Californie | 20 $ par jour, plus une amende pour délit mineur de 500 $ à 1 000 $ |
| Connecticut | 300 $ par mois |
| Delaware | 200 à 500 dollars par infraction |
| Floride | 500 1,000 à XNUMX XNUMX $ par an |
| Michigan | 100 $ à 1 000 $ par mois, plafonné à 10 000 $ |
| Nevada | $ 1,000- $ 10,000 |
| Wisconsin | Le moindre des montants suivants : 50 % des frais impayés ou 5 000 $. |
| Wyoming | $5,000 |
Plusieurs États sanctionnent également les particuliers. La Virginie prévoit une amende de 500 à 5 000 dollars pour chaque dirigeant, administrateur ou employé qui exerce une activité commerciale dans l’État en sachant que la qualification était requise ; le Maryland considère cela comme un délit mineur passible d’une amende pouvant aller jusqu’à 1 000 dollars.
La règle de l'opacité. Une société étrangère non immatriculée ne peut généralement pas intenter d'action en justice devant les tribunaux de cet État tant qu'elle n'est pas enregistrée. Elle peut toutefois être poursuivie. Cette asymétrie représente le véritable risque : un client peut vous assigner en justice, mais vous ne pouvez pas poursuivre un client qui refuse de payer, un fournisseur qui manque à ses obligations contractuelles ou un concurrent qui enfreint vos droits de propriété intellectuelle tant que vous n'êtes pas immatriculé et que vous n'avez pas réglé les arriérés.
La plupart des entreprises s'en rendent compte au pire moment : lorsqu'elles ont enfin besoin d'appliquer une mesure.
Les impôts sont dus rétroactivement. Un enregistrement tardif ne remet pas le compteur à zéro. Vous restez redevable des frais, pénalités et intérêts dus pour chaque année d'activité non enregistrée. De plus, et c'est crucial, le fait de ne pas s'enregistrer n'exonère pas de l'impôt . Le California Franchise Tax Board est clair : une société étrangère non enregistrée auprès du Secrétaire d'État, mais exerçant une activité en Californie, est soumise à la taxe de franchise . Toute société constituée, enregistrée ou exerçant une activité en Californie doit s'acquitter de la taxe de franchise annuelle minimale de 800 $ , qu'elle ait ou non procédé à son enregistrement.
Le fait de ne pas être enregistré vous expose à des responsabilités sans pour autant avoir le statut légal.
Qu’implique concrètement une qualification étrangère ?
La procédure est globalement la même d'un État à l'autre , même si les frais et les formulaires diffèrent :
- Vérification de la disponibilité du nom. Votre nom légal est peut-être déjà pris dans l'État cible, auquel cas vous êtes éligible sous un nom fictif, ce qui est une surprise courante pour les entreprises internationales dont la marque est unique dans leur pays d'origine.
- Nommer un agent enregistré avec une adresse physique dans cet État pour recevoir la signification des actes judiciaires. A Une boîte postale ne conviendra pas.et la plupart des solutions de bureau virtuel ne le feront pas non plus.
- Obtenir un certificat de bonne conduite de votre État de formation, document que la plupart des États exigent comme preuve avant d'approuver votre demande.
- Déposer la demande de certificat d'autorisation avec le secrétaire d'État.
- Maintenez-le. Des rapports annuels et des frais sont ensuite exigibles dans votre État de constitution. et dans chaque État où vous êtes qualifié.
Ce dernier point est particulièrement problématique. Être agréé dans six États implique d'avoir six agents enregistrés, six échéances de rapport annuel et six séries de frais, et ce, indéfiniment, jusqu'à votre retrait officiel.
Pourquoi cela touche-t-il particulièrement les entreprises internationales ?
Car deux hypothèses raisonnables, toutes deux correctes chez nous, sont toutes deux fausses ici.
Premièrement, l'immatriculation est nationale. Une société immatriculée en Irlande peut employer du personnel dans toute l'Irlande. Une société du Delaware est immatriculée dans le Delaware . L'entité est reconnue au niveau national, mais l'autorisation d'exercer une activité commerciale est accordée État par État. La popularité du Delaware en matière d'immatriculation tient à la qualité de son droit des sociétés et de ses tribunaux, et non à son étendue opérationnelle. Elle ne confère aucun privilège dans les 49 autres États.
Deuxièmement, le télétravail est indépendant du lieu de travail. Dans une grande partie de l'Europe, un employé travaillant à domicile dans une autre région n'entraîne que rarement une nouvelle obligation d'enregistrement pour son employeur. Aux États-Unis, le domicile d'un employé est considéré comme une présence commerciale dans cet État à des fins fiscales, et souvent aussi pour l'obtention de qualifications professionnelles. C'est pourquoi un simple déménagement, comme celui du directeur des ventes en Floride, peut créer discrètement une obligation de conformité qui n'a fait l'objet d'aucune déclaration.
Le résultat est un schéma bien connu. L'entité est correctement créée. La première embauche , dans son propre État, est gérée correctement. Puis, les embauches s'étendent à l'échelle nationale, le télétravail se généralise et personne ne procède à une nouvelle analyse. Les risques s'accumulent silencieusement jusqu'à ce qu'un avis de pénalité, un audit ou une facture non exigible les révèle.
Comment éviter complètement ce problème ?
Il existe trois itinéraires, et le bon dépend de votre degré d'engagement envers chaque État.
Vous devez être en règle dans chaque État où vous employez du personnel. La procédure est rigoureuse, exhaustive et lourde administrativement. Elle est pertinente là où vous avez une présence réelle (bureau, équipe et chiffre d'affaires conséquent) et où vous comptez vous implanter durablement.
Embauchez par l' intermédiaire d'un employeur officiel . Cet employeur est légalement enregistré dans l'État concerné et gère déjà les inscriptions, les comptes de paie, la couverture d'assurance accidents du travail et les congés payés. Votre entreprise n'a aucune obligation d'enregistrement dans cet État, puisqu'elle n'y est pas l'employeur. Pour tester un marché, pour un recrutement ponctuel à distance ou pour un État que vous envisagez de quitter d'ici deux ans, cette solution est généralement la plus appropriée.
Utilisez une approche mixte. La plupart de nos clients sont éligibles dans les deux ou trois États où ils sont réellement présents et emploient des salariés par le biais d'un EOR partout ailleurs. Le principe est simple : si vous n'ouvririez pas de bureau dans cet État, vous ne devriez probablement pas y établir une présence permanente.
Ne rien faire en espérant que l'État du salarié ne s'en aperçoive jamais n'est pas une solution. Les inscriptions les plus importantes, à savoir les retenues sur salaire et l'assurance chômage, sont celles que l'État détecte automatiquement, car votre salarié y déposera une déclaration de revenus.
Comment Foothold America aide les entreprises internationales à réussir.
Nous travaillons exclusivement avec des entreprises dont le siège social est situé hors des États-Unis, ce qui signifie que la question de l'exposition multi-états est un sujet de discussion hebdomadaire et non un cas exceptionnel.
Nous recenserons vos lieux d'emploi actuels, identifierons les États où vous êtes enregistré et ceux où vous ne l'êtes pas, et vous indiquerons clairement le coût de chaque étape. Si une qualification est la solution appropriée, notre service de création et de gestion d'entités prend en charge les formalités administratives, l'agent enregistré et les rapports annuels réguliers afin d'assurer une continuité totale.
Là où ce n'est pas le cas, notre service d'employeur de référence vous permet d'embaucher dans n'importe quel État américain sans avoir à vous y immatriculer. Nous nous chargeons des immatriculations, de la gestion de la paie et du respect des obligations légales. Les entreprises disposant de leur propre structure juridique et souhaitant conserver leurs employés peuvent utiliser PEO+ pour centraliser la gestion des cotisations sociales et des assurances accidents du travail dans plusieurs États.
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Questions fréquemment posées
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Un employé travaillant à distance a-t-il besoin d'une qualification étrangère ?
Souvent, mais pas automatiquement. La présence d'employés dans un État est l'un des cinq principaux indicateurs d'activité commerciale , et le critère déterminant est de savoir si vos opérations y sont localisées ou simplement ponctuelles. L'inscription à la taxe sur les salaires est toutefois obligatoire immédiatement, quelle que soit la réponse. Traitez les deux questions séparément et commencez par la paie.
Quelle est la différence entre une qualification étrangère et l'inscription à la taxe sur les salaires ?
L'obtention d'une qualification étrangère implique l'enregistrement auprès du Secrétaire d'État pour le droit d'exercer une activité commerciale et nécessite une décision de justice. L'inscription aux cotisations sociales et fiscales se fait auprès des services fiscaux et du travail de l'État concerné pour les retenues à la source et les cotisations chômage. Elle est obligatoire dès lors qu'une personne travaille dans cet État. Il s'agit de démarches distinctes auprès d'organismes différents et avec des échéances distinctes.
Une entité du Delaware me permet-elle d'embaucher n'importe où aux États-Unis ?
Non. L'incorporation dans le Delaware vous confère la création d'une entité américaine reconnue au niveau national, mais l'autorisation d'exercer une activité commerciale est accordée État par État. Le Delaware ne vous confère aucun droit d'exploitation dans les 49 autres États. Pour embaucher ailleurs, vous devez vous inscrire aux charges sociales dans chaque État où travaillent vos employés et, souvent, y être reconnu comme entité étrangère.
Que se passe-t-il si j'embauche dans un État sans être enregistré ?
Vous vous exposez à des amendes légales, ainsi qu'au paiement des impôts et frais impayés, majorés des intérêts, pour chaque année de non-inscription. Dans la plupart des États, vous ne pouvez pas non plus intenter de poursuites devant les tribunaux de cet État tant que vous n'êtes pas inscrit, même si vous pouvez toujours y être poursuivi. Plus le délai est long, plus la facture sera élevée ; il est donc conseillé de vous inscrire dès que l'embauche est confirmée.
Puis-je m'inscrire rétroactivement ?
Oui. La plupart des États autorisent l'immatriculation tardive, mais cela n'efface pas les arriérés. Vous restez redevable de tous les frais, pénalités et taxes accumulés pendant la période de non-conformité. Certains États proposent des programmes de régularisation volontaire permettant de réduire les pénalités ; il est donc préférable de s'immatriculer avant d'être repéré par l'État plutôt qu'après.
Le fait de ne pas s'inscrire permet-il d'éviter les impôts d'État ?
Non. Le California Franchise Tax Board (Conseil des impôts sur les sociétés de Californie) indique clairement qu'une société étrangère exerçant une activité commerciale en Californie sans être immatriculée reste soumise à la taxe de franchise. Le montant minimum annuel de 800 $ s'applique à toute société constituée, immatriculée ou exerçant une activité commerciale dans l'État. Le défaut d'immatriculation entraîne uniquement des pénalités et des intérêts supplémentaires sur l'impôt déjà dû.
Quel État perçoit les cotisations d'assurance chômage ?
Un seul État par employé, déterminé par le test de localisation en quatre étapes du Département du Travail . Ces étapes sont : la localisation du service, puis le lieu d'exploitation, puis le lieu de direction et de contrôle, et enfin le domicile de l'employé. Elles s'appliquent dans cet ordre, jusqu'à la première étape pertinente. Cela permet d'éviter les doubles cotisations lorsqu'une personne travaille dans plusieurs États.
Les travailleurs indépendants déclenchent-ils ces obligations ?
En règle générale, non, car de nombreux États excluent les travailleurs indépendants de l'analyse de l'activité commerciale . Toutefois, requalifier un salarié en travailleur indépendant pour éviter l'enregistrement crée un problème bien plus important que celui qu'il résout. Des arriérés d'impôts, des pénalités et des demandes de prestations sociales peuvent en découler. Si la personne travaille comme un salarié, il convient de l'enregistrer et de l'employer correctement.
Combien coûte une qualification étrangère ?
Les frais de dépôt varient d'un État à l'autre. À cela s'ajoutent les frais d'un agent enregistré, généralement de quelques centaines de dollars par an et par État, ainsi que les frais de rapport annuel. Ces coûts récurrents sont plus importants que les frais de dépôt initiaux, car ils s'appliquent indéfiniment dans tous les États. Sur plusieurs États, ces coûts annuels peuvent rapidement devenir considérables.
Un employeur officiel peut-il dispenser de l'obligation de s'inscrire ?
Oui, à des fins d'emploi. L'employeur déclaré est l'employeur légal dans cet État et détient les enregistrements ; votre entité n'a donc aucune obligation d'enregistrement à y effectuer. D'autres activités, comme la présence d'un bureau, des contrats dans l'État ou un chiffre d'affaires important, peuvent néanmoins entraîner l'admissibilité. Veuillez les examiner séparément avec vos conseillers.
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