Formulaire I-9 et E-Verify : Guide de l’employeur pour les entreprises internationales

Tout employeur américain doit remplir le formulaire I-9 pour chaque nouvel employé, y compris les citoyens américains. L'employé remplit la section 1 dès son premier jour de travail. L'employeur doit remplir la section 2 dans les trois jours ouvrables suivant ce premier jour. E-Verify est un système distinct, facultatif au niveau fédéral et obligatoire dans plusieurs États.

La plupart des employeurs américains qui recrutent pour la première fois savent que ce formulaire existe. Ce qui les surprend, c'est le moment où il est requis, l'impossibilité d'exiger des documents spécifiques et la revérification. Un changement de réglementation en mars 2026 a également supprimé la possibilité de corriger gratuitement de nombreuses erreurs mineures.

Qu'est-ce que le formulaire I-9 ?

Le formulaire I-9, Vérification du droit au travail, atteste que vous avez vérifié l'identité d'un nouvel employé et son droit de travailler aux États-Unis. Il s'applique à tous les employés embauchés aux États-Unis, y compris les citoyens américains. Aucune exemption n'est prévue pour les petites entreprises ni pour les premiers employés. Un employé aux États-Unis correspond à un formulaire I-9.

L'édition actuelle est datée du 20/01/25 et expire le 31/05/2027. Les employeurs utilisant des systèmes électroniques I-9 étaient tenus d'afficher la date d'expiration du 31/05/2027 avant le 31 juillet 2026.

Quels documents acceptez-vous ?

C’est là que la plupart des employeurs internationaux se trompent, et il est essentiel de ne pas se tromper.

L'employé présente soit un document de la liste A, soit un document de la liste B et un document de la liste C. Il ne peut jamais présenter à la fois un document de la liste A et un document des listes B ou C.

C'est l'employé qui choisit. Vous, non.

Vous pouvez également accepter un reçu pour un document de remplacement dans certains cas, généralement valable 90 jours. Les reçus ne sont pas acceptés si la prestation dure moins de trois jours ouvrables.

Ce que vous ne pouvez pas faire lors de la vérification des documents

Vous ne pouvez pas dicter à un employé les documents qu'il doit apporter. Votre rôle consiste à accepter les documents qu'il présente s'ils semblent authentiques et concernent la personne.

Deux comportements sont à l'origine de la plupart des problèmes :

1. Spécification des documents. Demander un permis de conduire et une carte de sécurité sociale n'est pas une instruction utile. C'est une pratique documentaire abusive.
2. Sur-documentation. Demander une carte de résident permanent et une carte de sécurité sociale alors que la carte de résident permanent suffit.

Ces deux situations relèvent de l'article 1324b de la loi sur l'immigration et la nationalité et sont appliquées par la section des droits des immigrants et des employés du ministère de la Justice. Cette règle vise à prévenir la discrimination fondée sur le statut de citoyenneté et s'applique même lorsque l'employeur fait preuve de prudence plutôt que d'hostilité. Notre guide sur les questions que les employeurs américains peuvent et ne peuvent pas poser lors de la vérification des références aborde le même principe lors des entretiens d'embauche.

Combien de temps avez-vous pour remplir le formulaire I-9 ?

L'employé doit remplir la section 1 au plus tard le premier jour de travail rémunéré. Il doit ensuite remplir la section 2 dans les trois jours ouvrables suivant ce premier jour, ce dernier étant considéré comme le premier jour de travail. Si l'employé commence son travail le lundi dans une entreprise qui travaille du lundi au vendredi, la section 2 doit être remplie au plus tard le jeudi.

Si l'entreprise fonctionne sept jours sur sept, les week-ends sont considérés comme des jours ouvrables.

Vous ne pouvez pas demander à quelqu'un de remplir la section 1 avant qu'il n'ait accepté une offre d'emploi.

Est-il possible d'examiner des documents par vidéo ?

Uniquement si vous êtes inscrit au programme E-Verify et en règle. Les employeurs non inscrits doivent examiner les documents originaux en personne.

Les employeurs éligibles peuvent utiliser la procédure alternative. Celle-ci exige un entretien vidéo en direct avec le salarié, qui doit tenir les mêmes documents que ceux présentés sur les copies. Vous devez conserver des copies recto verso lisibles de chaque document examiné et indiquer sur le formulaire que la procédure alternative a été utilisée. Vous devez également l'appliquer systématiquement, sans distinction de nationalité.

Cela a plus d'importance pour les employeurs internationaux que pour les employeurs nationaux. Une entreprise britannique ou européenne qui embauche son premier employé américain n'a souvent personne sur place pour effectuer une vérification en personne. Si vous n'êtes pas inscrit au programme E-Verify, vous avez deux options : désigner un représentant autorisé agissant en votre nom, ce qui vous rend responsable de ses erreurs, ou envoyer quelqu'un sur place.

Suppléments A et B, les parties que les gens oublient

Deux suppléments ont remplacé ce qui était auparavant la section 3, et tous deux piègent les entreprises qui ont rempli correctement le formulaire initial et qui ont ensuite cessé d'y penser.

Le supplément A est destiné à un préparateur ou à un traducteur qui a aidé l'employé à remplir la section 1.

L’annexe B traite de la revérification et du réembauchage, et c’est elle qui crée les obligations permanentes :

• Revérification. Lorsqu'une autorisation de travail temporaire arrive à expiration, vous devez la revérifier au plus tard à cette date. Si vous dépassez cette date, l'employé travaillera sans autorisation documentée.
• Réembauche. Si un ancien employé revient dans les trois ans suivant la date de remplissage du formulaire initial, vous pouvez utiliser le supplément B au lieu de recommencer la procédure. Au-delà de trois ans, vous devez remplir un nouveau formulaire I-9.

Ce que vous ne devez jamais revérifier :

• Citoyens américains et ressortissants non citoyens
• Les résidents permanents légaux titulaires d'une carte de résident permanent, y compris ceux dont la carte expire.
• Tout document d'identité de la liste B

La revérification d'une personne exemptée n'est pas un simple contrôle supplémentaire anodin. Elle peut constituer en elle-même une discrimination au sens de la loi sur l'immigration et la nationalité.

Comment corriger une erreur sur le formulaire I-9

Les erreurs sont corrigées, elles ne sont pas dissimulées. La méthode employée est importante, car un formulaire mal corrigé paraîtra plus problématique à un inspecteur qu'un formulaire non corrigé.

1. Barrez d'un trait l'information incorrecte. Elle doit rester lisible.
2. Inscrivez les informations correctes.
3. Initialisez et datez la correction avec aujourd'hui date.

N’utilisez jamais de correcteur liquide. N’effacez jamais. Ne modifiez jamais la date. Seul l’employé peut corriger la section 1 ; par conséquent, toute erreur commise dans cette section lui est imputable et ne sera pas corrigée par les RH. L’employeur corrige la section 2.

Une correction documentée et effectuée de bonne foi joue en votre faveur lors d'une inspection. Un formulaire simplement retouché pour paraître intact ne l'emporte pas.

Qu’est-ce que E-Verify et est-ce obligatoire ?

E-Verify est un système en ligne qui compare les informations du formulaire I-9 aux données du Département de la Sécurité intérieure (DHS) et de l'Administration de la sécurité sociale. Il fonctionne après le formulaire I-9, et non à sa place.

En vertu de la loi fédérale, la participation est généralement facultative pour les employeurs du secteur privé. Deux éléments prévalent toutefois :

• Contrats fédéraux. La clause FAR 52.222-54 exige que les entrepreneurs concernés s'inscrivent dans les 30 jours calendaires suivant l'attribution du contrat. Cette obligation s'applique également aux sous-traitances supérieures à 3 500 $ pour des services ou des travaux de construction réalisés aux États-Unis.
• Droit de l'État. Plusieurs États l'exigent des employeurs privés, indépendamment des contrats fédéraux.

Quels États exigent le système E-Verify ?

D'autres États appliquent des règles plus restrictives concernant les entreprises travaillant pour le secteur public ou certains secteurs d'activité, et de nouvelles lois sont adoptées chaque année. Vérifiez la réglementation de l'État où travaille effectivement l'employé, et non celle de l'État où votre entreprise est immatriculée.

La Floride mérite d'être bien connue, car elle est une destination fréquente pour les entreprises européennes. La loi SB 1718, entrée en vigueur le 1er juillet 2023, concerne les employeurs privés de 25 salariés ou plus. Les amendes peuvent atteindre 1 000 $ par jour, et trois infractions en 24 mois peuvent entraîner la suspension ou le retrait des licences d'exploitation.

Comment fonctionne E-Verify ?

Vous créez un dossier à partir du formulaire I-9 dûment rempli au plus tard le troisième jour ouvrable suivant le début de l'activité rémunérée de l'employé. Le système renvoie alors l'un des résultats possibles.

Qu’est-ce qu’une non-confirmation provisoire ?

Une incohérence signifie que les informations ne correspondent pas aux registres gouvernementaux. Cela n'implique pas que la personne ne peut pas travailler. Les causes habituelles sont un changement de nom non déclaré, une erreur de frappe ou un document obsolète.

Vous devez informer l'employé individuellement, lui remettre l'avis de mesures complémentaires et le laisser décider s'il souhaite contester. En cas de contestation, il dispose de huit jours ouvrables fédéraux à compter de la saisine pour régler le problème avec le DHS ou la SSA.

Tant qu'une procédure est en cours, vous ne pouvez ni licencier, ni suspendre, ni réduire les heures de travail, ni retenir le salaire, ni retarder la formation. Agir prématurément vous expose à une violation du système E-Verify et à une plainte pour discrimination. Seule une non-confirmation définitive vous autorise à agir.

Quelles sont les sanctions en cas d'erreur dans le formulaire I-9 ?

Les amendes pour non-respect des obligations administratives varient de 288 $ à 2 861 $ par formulaire, selon l’ajustement pour l’inflation publié le 2 janvier 2025. Ces montants étaient toujours en vigueur au moment de la rédaction.

Le fait d'employer sciemment une personne sans autorisation de travail coûte plus cher :

Ce qui est cinglant, c'est le calcul. Une entreprise qui a 100 formulaires erronés risque de devoir débourser entre 28 800 et 286 100 dollars avant même tout autre élément.

Qu'est-ce qui a changé en mars 2026 ?

Le 16 mars 2026, l'ICE a mis à jour sa fiche d'information sur l'inspection du formulaire I-9 et a reclassé plus de dix catégories d'erreurs, les faisant passer de techniques à substantielles. Les erreurs techniques pouvaient être corrigées dans un délai de dix jours ouvrables sans amende. Les erreurs substantielles, en revanche, ne pouvaient l'être.

Les erreurs qui entraînent désormais une pénalité immédiate sont les suivantes :

• Date de naissance manquante de l'employé
• Numéro A ou numéro USCIS manquant
• Absent le premier jour de travail
• Détails incomplets des documents dans la section 2, même lorsque des copies ont été conservées
• Des défaillances dans la manière dont la procédure d'examen à distance a été menée
• Lacunes dans la piste d'audit des systèmes électroniques I-9

La solution gratuite pour corriger de nombreuses erreurs courantes n'existe plus. Vérifier soi-même ses dossiers avant l'arrivée de l'ICE est désormais le seul moyen fiable de limiter les risques. Une inspection commence par un avis d'inspection, et vous disposez d'au moins trois jours ouvrables pour fournir les formulaires. Si une amende est proposée, vous avez 30 jours calendaires pour demander une audience.

Les cinq erreurs que nous constatons le plus souvent

1. À considérer comme un document administratif pour le prestataire de paie. Le formulaire I-9 est une obligation légale pour l'employeur. Un prestataire de services de paie qui traite les chèques de paie ne s'en charge pas pour vous. La différence est expliquée dans notre guide. Comment fonctionne l'employeur officiel.
2. Commencer quelqu'un avant même l'existence de la Section 1. Intégration à distance Le décalage horaire rend cette information facile à manquer, et la date limite reste la même.
3. Oublier la revérification. Le formulaire initial est correctement rempli, la date d'expiration n'est inscrite dans l'agenda de personne, et dix-huit mois plus tard, l'autorisation a expiré.
4. Confondre autorisation de travail et statut de visa. La catégorie de visa d'un employé détermine s'il est autorisé à travailler. Les documents I-9 que vous avez consultés en témoignent.
5. Ajouter le formulaire I-9 à une vérification des antécédents. Des processus différents, des règles différentes. Leur application simultanée tend à générer des demandes de documents non autorisées. Voir Règles de vérification des antécédents pour les employeurs américains.

Qui remplit le formulaire I-9 si vous faites appel à un employeur officiel ?

L'employeur officiel (EOR) assume cette responsabilité , car il est l'employeur légal. C'est le principe même de ce modèle. L'employé travaille pour vous au quotidien, et c'est l'entité EOR qui est responsable de l'obligation de remplir le formulaire I-9, de l'inscription à E-Verify le cas échéant et du risque de sanctions.

Pour une entreprise qui embauche ses premiers employés aux États-Unis , cela élimine le principal écueil. En général, personne n'est sur place pour examiner les documents en personne, ni pour contrôler le délai de trois jours. De plus, une équipe financière britannique n'a aucune raison de savoir que la Géorgie fixe le seuil E-Verify à dix employés, ni qu'une carte de résident permanent ne doit jamais être revérifiée.