Le passage au télétravail ou au travail flexible s’est fait lentement… puis d’un coup en 2020. Et nous voilà, 3 ans plus tard, toujours en train de faire face à ses conséquences, bonnes comme mauvaises, et d’apprendre à naviguer dans ces nouvelles tendances du travail. Alors que de nombreuses entreprises du monde entier s’engagent à ne jamais retourner au bureau, il est essentiel de se concentrer sur l’optimisation de l’expérience de travail à domicile pour les employés.
Si les avantages du travail à distance sont immenses, la création d’une culture d’entreprise saine nécessite un engagement sérieux de la part de la direction et des dirigeants de votre équipe. Les équipes à distance nécessitent davantage de structure, une meilleure communication et un niveau élevé de transparence proactive de la part de la direction et des dirigeants.
Dans cet article, nous allons explorer des moyens pratiques pour créer et développer une culture d'entreprise positive au sein de toute équipe à distance.
Pourquoi la culture d’entreprise est-elle si importante ?
La culture d’entreprise est extrêmement importante pour toute entreprise car elle affecte la façon dont vos employés et vos clients vous perçoivent, ce qui affecte ensuite le succès global de votre entreprise.
La culture d'entreprise ne se résume pas à des déjeuners d'équipe et à des tables de ping-pong. Il faut plus pour favoriser (et entretenir) la connexion entre une entreprise et ses employés. Il faut une communication ouverte, de la pleine conscience, de l'intention et une approche proactive pour que les employés puissent travailler ensemble.
Aujourd'hui, dans un environnement de travail traditionnel comme les bureaux, la culture d'entreprise peut souvent évoluer de manière organique grâce aux activités d'équipe, à la collaboration et à d'autres expériences quotidiennes. Le temps que les équipes passent ensemble leur donne un sentiment d'utilité et d'appartenance.
Cependant, même si la création d'une culture d'équipe à distance peut également se faire de manière organique, elle nécessite un effort plus proactif pour se former et se façonner, étant donné que les équipes à distance et hybrides sont physiquement éloignées. Lorsque vous créez une équipe à distance ou hybride, vous devrez repenser tous vos processus, y compris le recrutement, l'intégration, les évaluations de performance, la collaboration, les outils, etc. C'est pourquoi un effort réfléchi et stratégique pour développer une culture d'entreprise forte tout en travaillant à distance est extrêmement important.
Tout bien considéré, comment garantir une culture d’entreprise saine ?
Essentiellement, tout se résume à créer un environnement virtuel dans lequel vos employés se sentent en sécurité et valorisés, les membres de l’équipe soutiennent leurs collègues, adhèrent à la mission de l’entreprise et s’engagent pleinement dans leur travail.
Ci-dessous, vous pouvez en savoir plus sur cinq conseils efficaces pour améliorer la culture de votre entreprise à distance.
Demandez l’avis des employés
Comment pouvez-vous favoriser une culture de communication honnête et de connexion de confiance lorsque vous êtes physiquement séparé de votre équipe ?
RETOURS.
La meilleure façon d’avoir un aperçu de la culture de votre entreprise à distance est de s’adresser directement à la source : les employés.
Comment se portent les membres de votre équipe à distance ? Se sentent-ils productifs ? Sont-ils satisfaits ? Ils vont peut-être bien, ou bien ils se sentent isolés et ont besoin d'un soutien supplémentaire. Il n'y a qu'une seule façon de le savoir !
La clé du succès dans la création d'une culture d'entreprise est de recueillir les commentaires des employés. Et c'est encore plus important dans les organisations à distance, car vous ne pouvez pas obtenir de retours de votre équipe à partir de ces conversations informelles autour d'un distributeur d'eau.
Le feedback dans un environnement à distance implique souvent d’aborder des conversations difficiles qui conduisent à des relations d’équipe plus productives, à une plus grande confiance dans la direction et l’entreprise, et à une plus grande confiance dans votre travail.
Demander à vos employés à distance des questions sur ce qu’ils valorisent et sur la façon dont ils aimeraient voir votre culture évoluer peut être extrêmement éclairant.
Mais une bonne culture du feedback ne se crée pas toute seule : elle doit être conçue intentionnellement.
L'état du travail à distance Le rapport a révélé que les employés à distance sont les plus confrontés aux quatre facteurs suivants.
- Débrancher après le travail
- La solitude tout au long de la journée
- Collaborer avec d'autres membres de l'équipe
- Communication.
Ces facteurs peuvent également être en jeu pour de nombreux membres de votre équipe à distance. Il est important que vous déterminiez les plus grandes difficultés de votre équipe afin de pouvoir lui offrir du soutien.
Le moyen le plus simple et le plus rapide pour y parvenir est de mettre en place et d'envoyer des enquêtes (y compris des enquêtes récurrentes) et de transformer les données des enquêtes en informations sur la culture de votre entreprise à distance. La bonne plateforme peut faire le travail à votre place tout en préservant l'anonymat de vos employés et en protégeant les données de votre entreprise.
Questions à poser à vos employés à distance
- Je me sens bien informé de la mission, de la vision et des objectifs de mon entreprise.
- La direction de [votre entreprise] communique avec toutes les personnes travaillant à distance.
- J’ai le sentiment que [votre entreprise] propose la bonne pile d’outils pour permettre la collaboration à distance.
- Je me sens inclus dans les décisions de l'entreprise.
- Je me sens connecté aux autres membres de l'équipe
- Je me sens connecté aux autres équipes de l’entreprise.
- Je suis satisfait des processus de communication au sein de [votre entreprise].
- Je suis capable de structurer efficacement ma journée tout en travaillant à distance.
- Je trouve qu’il est facile de me concentrer et de résister aux distractions lorsque je travaille à distance.
- Je me sens productif lorsque je travaille à distance.
- Travailler à distance n’a pas d’impact négatif sur mon moral au travail.
- Mes résultats attendus et mes responsabilités sont clairs pour moi.
- J’ai suffisamment de temps pour me concentrer sur l’apprentissage et le développement de carrière au cours de ma semaine de travail typique.
- La direction de [entreprise] a démontré que la santé et le bien-être des employés sont des priorités.
- Le travail à distance n’affecte pas négativement ma santé mentale.
- Je suis capable de maintenir un bon équilibre entre vie professionnelle et vie privée tout en travaillant à distance.
- Je me sens soutenu dans l’adaptation de mon horaire selon mes besoins en fonction de mes soins et de mes autres responsabilités personnelles.
Communiquez, communiquez, communiquez !
La culture de votre équipe à distance sera plus ou moins bonne, selon la qualité de la communication. Si vous ne communiquez pas correctement, votre culture ne tiendra pas.
Prévoyez des réunions d'équipe hebdomadaires si possible. Décrivez les travaux en cours, donnez des détails sur les décisions qui peuvent affecter l'équipe et assurez-vous de réitérer votre souhait de recevoir des commentaires et une communication ouverte. Ces réunions régulières aideront les membres de l'équipe à créer des liens, à partager des nouvelles tout en encourageant la motivation de toute votre équipe.
Il est également recommandé de tenir vos réunions par vidéoconférence. Cela permet aux membres de votre équipe de se familiariser les uns avec les autres, de voir leurs réactions et leurs expressions faciales. Les experts estiment qu'il faut toujours avoir la caméra allumée car ils suggèrent que le langage corporel contribue à une communication efficace, car les gens observent naturellement le langage corporel presque autant qu'ils écoutent ce que les autres disent.
Les experts recommandent également de bien définir les attentes concernant les canaux de communication à utiliser pour certains types de sujets. Par exemple, vous souhaiterez peut-être que la documentation juridique et/ou quelque peu « sérieuse » soit communiquée par courrier électronique ou sur votre serveur de fichiers cloud, tandis que les discussions informelles ou les réunions d'équipe peuvent se faire via Teams ou Slack.
Pour de meilleurs résultats, fournissez un guide de communication qui décrit :
- Chaînes préférées
- Ton approprié
- Temps de réponse attendu
- Coordonnées et instructions sur les personnes à contacter dans certaines situations
La plupart des outils de communication que les entreprises utilisent à distance peuvent rester ouverts toute la journée, que ce soit sous forme d'application de bureau ou d'onglet de navigateur, avec la possibilité d'activer vos notifications. Une chose aussi simple que de garder une application ouverte permettra de maintenir la communication au sein de l'équipe et contribuera essentiellement à créer un lieu de travail plus cohérent et collaboratif.
Adoptez des modalités de travail flexibles
L’attrait du télétravail réside en partie dans la liberté de travailler n’importe où dans le monde, à l’heure qui leur convient. La plupart des employés à distance ont la liberté de faire des courses, d’aller chercher leurs enfants à l’école, de s’occuper des tâches ménagères entre deux réunions ou de se connecter à l’heure de leur choix. Dans une entreprise à distance, les horaires de travail ne dépendent souvent pas des heures d’ouverture d’un immeuble de bureaux, ce qui permet aux employés de concevoir à la fois la journée de travail idéale et l’environnement de travail idéal.
Mais le travail « flexible » ou « à distance » peut avoir des significations différentes pour différentes personnes : vos employés doivent-ils être en ligne un certain nombre d’heures par jour ? Devront-ils se rendre régulièrement au siège ? Il est essentiel que vous communiquiez efficacement à vos employés ce que le travail flexible/à distance signifie pour votre organisation.
Plutôt que d’imposer des règles strictes, essayez de créer et de diffuser une politique de télétravail qui définit des lignes directrices. Cette approche donnera aux employés à distance un sentiment de structure et de liberté, en établissant des lois tout en leur permettant d’améliorer leur équilibre entre vie professionnelle et vie privée.
Les experts du travail à distance estiment que si vous récompensez vos employés avec des conditions de travail flexibles généreuses, trois grandes choses se produisent.
- Vos employés ne s'épuisent pas
- Vos employés font de leur mieux
- Vos employés sont heureux de travailler dans votre entreprise
Commencez l'intégration des nouveaux employés avec un programme d'intégration solide
Faire une bonne première impression est essentiel. En commençant fort avec un programme d’intégration solide, vous donnez à vos nouveaux employés les bons outils pour leur parcours à venir.
Un processus d’intégration bien planifié donne à vos nouveaux employés confiance dans l’entreprise et dans leur propre capacité à travailler. Vous trouverez ci-dessous quelques exemples de ce que votre programme d’intégration devrait inclure.
- Configuration informatique, y compris les e-mails, les noms d'utilisateur, les mots de passe et l'accès à tous les programmes nécessaires.
- Achèvement de la documentation RH requise
- Visite virtuelle de l'entreprise, démonstration du logiciel, localisation des ressources importantes et navigation sur les plateformes internes
- Déclaration de la mission, des valeurs et des objectifs de l'entreprise
- Aperçu du programme de formation, y compris les attentes pour les premières semaines de travail
- Formation pour toutes responsabilités immédiates
- Résumé du manuel de l'employé, des règles et politiques de l'entreprise, des responsabilités du poste
- Des guides et des ressources complémentaires concis, organisés et facilement accessibles
- Appels vidéo avec les membres immédiats de l'équipe
- Présentation au reste de l'équipe
Des attentions supplémentaires telles que l'envoi d'un colis de bienvenue, l'organisation d'activités brise-glace, le démarrage d'un fil de discussion de bienvenue sur un canal d'employés, la création de leurs signatures électroniques et l'ajout de vos nouveaux employés sur le site Web peuvent également créer une impression positive durable.
Quelle que soit la méthode que vous utilisez pour annoncer l'arrivée de vos nouveaux employés, veillez à ce que les autres membres de votre équipe réagissent avec gentillesse et encouragement. Le travail à distance peut être solitaire, mais un accueil chaleureux peut donner le ton à leur nouvelle expérience.
Offrez à vos collaborateurs les bons outils pour réussir
Travailler efficacement dans un environnement distant signifie que chaque membre de l’équipe doit avoir accès au même ensemble d’outils et de technologies qui rendent le travail, la collaboration et la communication aussi simples que possible.
Qu'il s'agisse de passer à des logiciels comme Google Docs pour rendre possible la rédaction de textes en commun, de s'assurer que tout le monde sait utiliser les différentes fonctionnalités de Teams ou d'investir dans des outils de gestion de projet tels que Monday.com pour garder les choses organisées…
Il est également extrêmement important de veiller à ce que vos employés bénéficient d'un environnement de travail confortable et efficace, quel que soit l'endroit où ils travaillent dans le monde. De nombreuses entreprises du monde entier proposent à leurs employés à distance un budget pour l'aménagement d'un bureau, y compris la possibilité de leur fournir un nouveau bureau, un ordinateur portable, un casque ou une chaise confortable !
Une organisation dans laquelle tous les employés disposent des outils adéquats dont ils ont besoin pour faire leur travail tout en contribuant aux objectifs de l’entreprise et en se connectant avec leurs collègues, leurs managers et leurs dirigeants est une organisation dotée d’une culture d’entreprise saine.
Emballage en place
Armés de ces nouvelles connaissances, ainsi que des conseils et des liens que nous avons inclus tout au long de cet article, nous espérons que vous vous sentirez plus en confiance lors de la création d'une entreprise productive et rentable avec une équipe d'employés à distance.
Foothold America vous souhaite le meilleur dans la création et le développement d'une culture d'entreprise positive avec votre équipe à distance !
