Lois « Bannir la case » : restrictions liées aux antécédents criminels dans les processus d'embauche aux États-Unis

Les entreprises internationales qui s'implantent aux États-Unis sont confrontées à un réseau de réglementations du travail de plus en plus complexe, mais rares sont celles qui sont aussi mal comprises – ou potentiellement aussi coûteuses – que les lois interdisant les casiers judiciaires. Ces réglementations d'embauche « pour l'égalité des chances » régissent désormais quand et comment les employeurs peuvent se renseigner sur les antécédents criminels, ce qui influence les stratégies d'acquisition de talents dans 37 États et plus de 150 villes et comtés à travers le pays.

Pour les employeurs étrangers, le respect des règles d'interdiction des boîtes postales représente à la fois une obligation légale importante et un avantage concurrentiel inattendu. Les entreprises qui maîtrisent ces exigences accèdent à des viviers de talents plus vastes et se positionnent comme des employeurs progressistes. Celles qui les ignorent s'exposent à des sanctions plus lourdes, à des poursuites judiciaires et à des opportunités manquées dans un marché du travail américain en pleine évolution.

Plus des quatre cinquièmes de la population américaine, soit plus de 267 millions de personnes, vivent dans une juridiction appliquant une forme de politique d’interdiction des boîtes ou d’égalité des chances, ce qui rend la conformité inévitable pour la plupart des entreprises internationales cherchant à entrer sur le marché américain.

Comprendre l'interdiction des boîtes postales : ce que les employeurs internationaux doivent savoir

La politique de « ban the box » (interdiction de la case) est née de la conviction que les employeurs devraient d'abord prendre en compte les qualifications d'un candidat, sans le stigmate d'une condamnation ou d'une arrestation. L'expression provient de la case à cocher figurant sur les candidatures demandant aux candidats de fournir leurs antécédents criminels.

Ces lois, également connues sous le nom de politiques d’embauche « d’égalité des chances », modifient fondamentalement les délais d’embauche traditionnels en :

• Interdire les questions sur les antécédents criminels dans les premières demandes d'emploi
• Reporter les vérifications des antécédents à une étape ultérieure du processus d'embauche
• Exiger des évaluations individualisées lorsque des antécédents criminels sont découverts
• Obligation de procédures spécifiques de notification et de réponse aux décisions d'emploi défavorables

L'emploi est un facteur clé pour réduire le risque de récidive. Les lois « Ban the Box » offrent aux personnes condamnées pénalement des opportunités d'emploi plus équitables, créant ainsi un vivier de talents plus large pour les employeurs désireux d'adopter des pratiques d'embauche équitables.

Exigences fédérales : Loi sur l'égalité des chances pour les candidats à l'emploi

Le gouvernement fédéral a établi le cadre par l’intermédiaire de la Loi de 2019 sur l'égalité des chances en matière d'emploi, qui est entré en vigueur le 20 décembre 2021. La loi sur l'égalité des chances interdit aux agences fédérales et aux entrepreneurs fédéraux agissant en leur nom de demander à un candidat à un emploi fédéral de divulguer des informations sur ses antécédents criminels avant que l'agence ne fasse une offre d'emploi conditionnelle à ce candidat.

Obligations des entrepreneurs fédéraux

À compter du 20 décembre 2021, les entrepreneurs fédéraux doivent se conformer à la loi fédérale sur l'égalité des chances (FCA), qui interdit aux entrepreneurs de se renseigner sur les antécédents criminels d'un candidat à un emploi dans certains cas au cours des premières étapes du processus de candidature.

La loi s'applique aux postes « liés » aux travaux relevant des contrats fédéraux, bien que cette définition demeure largement interprétée. La manière de déterminer si le poste vise à effectuer des travaux « liés » aux travaux relevant du contrat fédéral n'est pas claire. La FCA ne définit pas cette exigence. Par conséquent, cette exigence a donné lieu à une interprétation large des postes concernés.

Principales exemptions :

• Postes nécessitant l'accès à des informations classifiées
• Fonctions sensibles en matière de sécurité nationale
• Rôles des forces de l'ordre fédérales
• Postes de technicien militaire à double statut

Application de la loi fédérale

Le respect de la FCA devrait être une priorité pour les entrepreneurs fédéraux actuels et potentiels. Une première violation de la FCA peut entraîner un avertissement écrit et l'obligation de remédier à la situation, mais des violations ultérieures peuvent avoir des conséquences plus importantes. Par exemple, en vertu de la FCA, l'entrepreneur peut être considéré comme inéligible à de futurs contrats fédéraux et le gouvernement peut suspendre le paiement des travaux effectués dans le cadre d'un contrat existant jusqu'à ce qu'il démontre sa conformité.

Mise en œuvre au niveau de l'État pour les employeurs privés

Quinze États ont rendu obligatoire la suppression des questions sur les antécédents judiciaires dans les demandes d’emploi des employeurs privés : la Californie, le Colorado, le Connecticut, Hawaï, l’Illinois, le Maine, le Maryland, le Massachusetts, le Minnesota, le New Jersey, le Nouveau-Mexique, l’Oregon, le Rhode Island, le Vermont et Washington.

Californie : la juridiction la plus complexe

Californie Loi sur l'équité des chances Cette loi représente l'une des lois d'État les plus complètes en matière d'interdiction de la discrimination. Elle s'applique aux employeurs de cinq salariés ou plus et est l'une des plus complètes du pays. Il est interdit aux employeurs de s'enquérir des antécédents judiciaires d'un candidat avant qu'une offre d'emploi conditionnelle ne soit faite.

Expansion du comté de Los Angeles (2024) : Les employeurs du comté de Los Angeles comptant cinq employés ou plus dans les zones non constituées en société du comté de Los Angeles doivent désormais être conscients des exigences supplémentaires prévues par la nouvelle ordonnance du comté sur l'égalité des chances pour les employeurs à compter du 28 mars 2024.

L'ordonnance du comté exige un langage spécifique dans les offres d'emploi : une déclaration selon laquelle « les candidats qualifiés ayant un casier judiciaire ou une condamnation seront considérés pour un emploi conformément à l'ordonnance sur l'égalité des chances pour les employeurs du comté de Los Angeles et à la loi sur l'égalité des chances en Californie ».

Exigences de conformité multi-états

Normes d'évaluation individualisées

Lorsque des antécédents criminels sont découverts après des offres conditionnelles, la plupart des juridictions exigent des évaluations individualisées complètes prenant en compte :

1. Nature et gravité de l'infraction:Relation directe avec les responsabilités du poste
2. Temps écoulé:Un temps suffisant pour la réadaptation et le changement de comportement
3. Lien avec l'emploi:Lien essentiel avec les fonctions du poste et les besoins de l'entreprise

La Californie exige que les employeurs effectuent une évaluation individualisée et envoient un avis préalable d'action défavorable s'ils prévoient d'annuler l'offre en raison d'antécédents criminels.

Procédures de notification et de réponse

Les exigences de préavis varient considérablement selon les juridictions. Le comté de Los Angeles exige que les candidats disposent d'au moins dix jours ouvrables pour (i) répondre au préavis s'ils notifient à l'employeur qu'ils contestent l'exactitude de la vérification des antécédents et prennent des mesures pour obtenir des preuves, ou (ii) présenter oralement des preuves de réadaptation ou de circonstances atténuantes lors d'un entretien entre le candidat et l'employeur.

Orientations de l'EEOC et cadre fédéral anti-discrimination

Directives d'application de la Commission pour l'égalité des chances en matière d'emploi Fournit un contexte essentiel aux employeurs internationaux. L'EEOC applique le Titre VII, qui interdit la discrimination à l'embauche fondée sur la race, la couleur, la religion, le sexe ou l'origine nationale. Le fait d'avoir un casier judiciaire ne figure pas parmi les motifs de discrimination protégés par le Titre VII.

Préoccupations liées à des impacts disparates

Par exemple, les employeurs ne devraient pas utiliser une politique ou une pratique qui exclut les personnes ayant certains casiers judiciaires si cette politique ou pratique désavantage considérablement les personnes d’une race, d’une origine nationale ou d’une autre caractéristique protégée particulière, et ne permet pas de prédire avec précision qui sera un employé responsable, fiable ou sûr.

Meilleures pratiques de l'EEOC pour les employeurs internationaux :

• Traiter de manière cohérente les candidats ayant des antécédents criminels similaires
• Si vous demandez aux candidats des informations sur leurs antécédents criminels, pensez à attendre plus tard dans le processus d'embauche pour le faire.
• Déterminer comment les antécédents criminels du candidat sont liés aux risques et aux responsabilités du poste

Application et sanctions : la réalité financière des entreprises internationales

Structure des sanctions en Californie

Le comté de Los Angeles autorise le Département de la consommation et des affaires du comté à enquêter et à infliger des amendes de 5 10 $, 20 XNUMX $ et XNUMX XNUMX $ pour chaque violation progressive de ces exigences. De plus, les poursuites civiles privées sont expressément autorisées.

Exemples d'application de la loi en entreprise

En 2016, Big Lots et Marshalls ont payé des pénalités substantielles totalisant 195,000 XNUMX $ pour avoir enfreint l'ordonnance de Buffalo interdisant la vente de produits en boîte en incluant des informations sur les antécédents criminels dans leurs candidatures à des postes dans ses magasins. Big Lots a accepté de payer une amende de 100,000 95,000 $, tandis que Marshalls a dû s'acquitter d'une pénalité de XNUMX XNUMX $.

L'enquête du procureur général de l'État de New York, Eric T. Schneiderman, a révélé que les deux détaillants avaient diffusé des demandes d'emploi comportant des questions sur les antécédents criminels des candidats potentiels dans leurs magasins de Buffalo. Outre les sanctions financières, les deux entreprises ont accepté de supprimer les questions sur les antécédents criminels des candidatures pour tous leurs magasins de l'État de New York : Big Lots pour 64 magasins et Marshalls pour 75 magasins.

Les deux détaillants ont également convenu d'intensifier leurs efforts pour recruter des candidats ayant des antécédents criminels en collaborant avec un organisme spécialisé dans la formation des travailleurs ayant déjà été incarcérés. Les entreprises ont également été tenues de mettre en œuvre de nouvelles politiques, formations et exigences en matière de signalement au Bureau du procureur général.

Cette mesure d'application démontre les exigences de conformité en cascade qui peuvent résulter des violations de la loi « interdire la boîte » - ce qui a commencé comme une violation de l'ordonnance locale de Buffalo a entraîné des changements de politique à l'échelle de l'État dans 139 magasins combinés et une surveillance réglementaire continue.

Considérations sectorielles spécifiques pour les entreprises internationales

Entrepreneurs fédéraux

Les entreprises internationales qui obtiennent des contrats fédéraux sont confrontées à une double obligation de conformité en vertu des lois fédérales. Loi sur l'équité des chances et les lois nationales/locales applicables interdisant la vente de boîtes.

En vertu de la FCA, les employeurs et les entrepreneurs fédéraux ne peuvent pas poser de questions sur les arrestations, les mises en examen, les accusations criminelles formelles, les condamnations ou les casiers judiciaires scellés ou expurgés, ni sur un formulaire de candidature ni lors d'un entretien. Toutefois, des exemptions importantes existent pour les postes nécessitant l'accès à des informations classifiées, les missions de sécurité nationale ou les missions liées à l'application de la loi.

Industrie des services financiers

Le secteur des services financiers a connu des changements importants avec la Loi sur l'embauche équitable dans le secteur bancaire (FHBA), promulguée le 23 décembre 2022. La FHBA a considérablement révisé l'article 19 de la loi fédérale sur l'assurance-dépôts afin de réduire les obstacles à l'embauche dans le secteur des services financiers.

Auparavant, l'article 19 interdisait aux personnes reconnues coupables d'infractions pénales impliquant malhonnêteté, abus de confiance ou blanchiment d'argent de travailler dans des institutions assurées par la FDIC sans autorisation écrite préalable. La FHBA a créé plusieurs exemptions importantes :

• Infractions plus anciennes:Certaines infractions commises il y a plus de sept ans
• Infractions juvéniles:Infractions commises par des personnes de 21 ans ou moins
• Infractions mineures:Infractions de minimis avec périodes d'attente minimales
• Possession de drogue:Possession simple de substances contrôlées

Étant donné que les sanctions en cas de non-conformité sont substantielles (y compris des amendes de 1,000,000 19 XNUMX $ par jour), les institutions assurées par la FDIC devraient revoir leurs politiques et pratiques pour garantir la prise en compte de l'article XNUMX lors de l'évaluation des condamnations des candidats et de leurs antécédents d'entrée dans le programme.

Secteurs de la santé et de la garde d'enfants

Les employeurs du secteur de la santé sont confrontés à un dilemme unique : concilier les lois « Ban the Box » exigeant des pratiques d'embauche équitables et les normes de sécurité protégeant les patients et le personnel. Dans le secteur de la santé, cela représente un défi, car les postes peuvent nécessiter des vérifications d'antécédents rigoureuses en raison de la nature sensible du travail.

De nombreuses juridictions prévoient des exemptions lorsque d'autres lois exigent une vérification des antécédents judiciaires. La réglementation « Ban the Box » prévoit également des exemptions dans des circonstances spécifiques. Dans de nombreux États, cette réglementation ne s'applique pas si une autre loi exige ou autorise la vérification des antécédents judiciaires des candidats. Par exemple, de nombreuses lois d'État obligent les employeurs à se renseigner sur les condamnations pénales lors du recrutement dans les secteurs de la santé, de la petite enfance et de la finance.

Exigences clés de conformité en matière de soins de santé :

• Évaluations individualisées:Les employeurs doivent évaluer des facteurs tels que la nature de l'infraction, sa pertinence par rapport à l'emploi et si le candidat a démontré sa réadaptation.
• Exigences en matière de mesures défavorables: Procédures spécifiques pour les avis préalables aux mesures défavorables et les délais d'attente
• Variations spécifiques à l'État:Par exemple, le comté de Prince George exige une période d'attente de sept jours avant qu'une mesure défavorable finale ne soit prise.

Meilleures pratiques en matière de conformité internationale

Développement de politiques:

Créer une politique interne détaillant la gestion des antécédents judiciaires lors du processus de recrutement. Cette politique doit identifier les infractions spécifiques pouvant indiquer qu'un candidat est inapte à remplir les exigences du poste et exiger des responsables du recrutement qu'ils procèdent à des évaluations individualisées pour chaque candidat.

Mise en œuvre cohérente

Si vous adoptez volontairement une politique « Bannir la boîte », vous devez l'appliquer systématiquement. Si vous vous renseignez sur les antécédents judiciaires des candidats ultérieurement au processus de recrutement, vous devez les interroger tous. Ne demander qu'à des candidats spécifiques pourrait constituer une discrimination.

Conditions de documentation

Tenir des registres détaillés de :

• Facteurs d'évaluation et décisions individualisés
• Avis sur les délais et les réponses des candidats
• Justifications de nécessité commerciale pour des actions défavorables
• Formation dispensée au personnel embauché

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Conclusion : Conformité stratégique pour réussir sur le marché

Les lois « ban-the-box » représentent un changement fondamental dans les pratiques d'emploi américaines que les entreprises internationales ne peuvent se permettre d'ignorer. Ces réglementations affectent les processus de recrutement sur la plupart des grands marchés américains, créant à la fois des obligations de conformité et des opportunités stratégiques pour accéder à des viviers de talents diversifiés.

Les entreprises qui adoptent activement les principes de recrutement équitable se positionnent avantageusement sur des marchés de talents concurrentiels tout en démontrant leur engagement envers des pratiques d'emploi inclusives. Celles qui considèrent l'interdiction des boîtes comme une simple conformité réglementaire passent à côté d'opportunités de différencier leur marque employeur et d'accéder à des viviers de candidats motivés.

Le paysage réglementaire continue d'évoluer rapidement, de nouvelles juridictions mettant en œuvre des exigences tout au long de 2024 et au-delà. Les entreprises internationales qui mettent en place des cadres complets de bannissement des boîtes évitent désormais des manquements coûteux à la conformité tout en construisant des avantages concurrentiels durables dans l'acquisition de talents américains.

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